BAS Управління торгівлею

Планування продажів та закупівель

Планування продажів

Прогнозування продажів може виконуватися в розрізі окремих складів або в розрізі форматів магазинів (складів), в розрізі менеджерів, клієнтів, або окремих угод з клієнтами.

лан продажів фіксується на певний період часу із заданою періодичністю плану: тиждень, декада, місяць тощо. Програма надає звіти для план-фактного аналізу виконання планів усіх видів.

• Планування продажів у розрізі товарних категорій
• Планування продажів у розрізі форматів магазинів і номенклатури
• Деталізація загального плану продажів за категоріями до номенклатури із застосуванням коефіцієнтів розбиття
• Управління колекціями товарів
• Заповнення планів продажів і закупівель за асортиментом
• Використання середньої ціни продажу

Планування закупівель

Планування можна здійснювати з різним ступенем деталізації. Під час планування можуть використовуватися джерела даних:

• планові і фактичні обсяги закупівель і продажів
• обсяги замовлень
• товарні залишки та інші джерела

Також в програмі передбачена можливість планування збирання (розбирання) у кількісних показниках. Є можливість формування замовлень постачальнику на підставі планів закупівлі та планів збирання, а також формування замовлень на збирання (розбирання) на підставі планів складання збирання (розбирання).

Визначення правил продажу

Умови роботи з клієнтами

В програмі BAS Управління торгівлею передбачені типові угоди з клієнтами, використання яких дозволить встановити:

• цінові умови (ціни та знижки)
• фінансові умови (валюта, графік, форма оплати, порядок розрахунків)
• логістичні умови (склад відвантаження, термін поставки)
• інші (організація, оподаткування, сегмент клієнтів, сегмент номенклатури та інші умови)

Основне завдання фіксації умов продажу в угоді – автоматичний контроль їхнього дотримання під час продажу товарів.

Для тих клієнтів, робота з якими здійснюється на особливих умовах, можна задати індивідуальні умови продажу.

Можливість ведення договорів із клієнтами.

Встановлення цін

• Рішення дозволяє визначити різні види цін товарів
• Для кожного виду ціни визначаються валюта ціни, правила розрахунку, метод округлення та інші характеристики.
• Передбачена можливість призначити алгоритми розрахунку цін:
• на основі даних, що зберігаються в інформаційній базі
• у вигляді довільних формул
• Правила розрахунку цін можуть бути деталізовані до цінових груп товарів
  Для створення формул розрахунку можна використовувати конструктор формул

Умови за знижками (націнками)

Знижка (націнка) може бути призначена:

• конкретному клієнту відповідно до умов продажу (в разі оформлення індивідуальної угоди з клієнтом) або групі клієнтів відповідно до умов продажу (в разі оформлення типової угоди з клієнтами)
• за картою лояльності певного виду, пред’явленою клієнтом
• у разі оформленні продажів із конкретного складу (магазину)

Передбачено призначення як процентної, так і сумової знижки (націнки), а також надання бонусних знижок (подарунків, знижок кількістю).

Передбачено різні типові схеми умов надання знижок (націнок) (за разовий обсяг продажів, за форму оплати, за час продажу та інші).

Управління продажами

Автоматизація повного процесу управління угодою в  програмі "BAS Управління торгівлею". Підтримуються бізнес-процеси, починаючи з моменту погодження комерційної пропозиції, погодження вартості, графіка оплат і поставок, укладення договору, і закінчуючи контролем виконання зобов’язань щодо оплати та відвантаження.

Усі процеси продажу (угоди) реєструються. Вони об’єднують у єдине ціле всю інформацію, накопичену в системі у процесі підготовки та виконання продажу: електронну пошту, відомості про дзвінки, зустрічі, оформлення замовлення, рахунки, накладні, додаткові файли тощо. Це допомагає максимально зручно організувати роботу менеджерів із продажу та оперативно отримувати інформацію про:

• терміни обробки операцій на етапах процесів продажів
• вузькі місця процесів (кількість програшів і втрачений потенціал на етапах)
• імовірнісний прогноз надходження грошових коштів
• графічне (у вигляді діаграми “воронка продажів”) подання стану процесів продажів
• докладний стан процесів: кількість угод (в роботі, виграних і програних) і потенціал в розрізі етапів процесів продажів
• відхилення від середніх значень в розрізі менеджерів, партнерів та видів угод

На підставі статистики угод в програмі можна оцінити ймовірність їхнього успішного здійснення. Отже, система автоматизує й підтримує не тільки стадію продажу, а й підготовку продажів.

Управління замовленнями клієнтів

Управління процесом виконання замовлення здійснюється через відповідні статуси і стани документа. Стан замовлення розраховується автоматично й сповіщає про поточний стан справ на замовлення у міру проходження бізнес-процесу продажів.

У будь-який момент менеджер може отримати детальну інформацію про стан замовлення: яким чином має бути оплачене замовлення клієнта відповідно із зазначеними в ньому етапами оплати, станом оплати за замовленням та станом відвантаження за замовленням.

Програма автоматично контролює відповідність замовлень умовам торговельних угод, не дозволяючи відхилятися від них користувачам, які не мають відповідних прав.

Можливо увімкнути відокремлений облік собівартості для будь-якого замовлення. Цей режим обліку дозволяє точно визначити рентабельність окремого замовлення.

Рішення надає можливість вказати графік оплати за замовленням (як у частині авансових платежів, так і в частині платежів із погашення дебіторської заборгованості).

Прострочена заборгованість може бути проаналізована в розрізі тих етапів оплати, які зареєстровані в замовленні клієнта.

Програма дозволяє автоматично забороняти відвантаження клієнтам із терміном заборгованості, що перевищує встановлений ліміт.

Інформація про замовлення, за якими може бути виконане відвантаження товарів, автоматично формується у вигляді списку розпоряджень на відвантаження.

Під час формування списку відвантажень враховуються дати відвантажень, зазначені в замовленнях.

Для продажів у партнерську мережу передбачена оптимізація роботи з групами партнерів за однаковими правилами продажів.

Роздрібна торгівля

Програма дозволяє автоматизувати управління продажами через власну мережу магазинів:

• Формування асортименту товарів відповідно до форматів магазинів
• Встановлення кількісних обмежень (квот) для категорій товарів у магазинах різних форматів
• Визначення складу товарної категорії – які саме товари будуть представляти кожну категорію в кожному форматі
• Визначення ролі товару в асортименті, стадії асортименту і призначення виду цін для товарів асортименту
• Проведення аналізу асортименту
• Залежно від формату магазинів застосовуються різні схеми автоматизації.

Можлива інтеграція з рішеннями: “BAS Роздрібна торгівля”. Така схема забезпечує:

• В офісі – максимальні можливості управління складами, управління взаємовідносинами з постачальниками, планування й аналіз продажів у різних розрізах, організації акцій підвищення лояльності покупців
• У магазині – автономну роботу, не залежну від надійності каналу зв’язку з офісом, зручне, функціональне робоче місце касира

Програма автоматизує роботу з віддаленими торговими точками, у яких не забезпечений доступ до інформаційної бази. Наприклад, це можуть бути невеликі магазини, торгові павільйони, ярмаркові місця тощо.

У торговій точці реєстратори розрахункових операцій (РРО) використовуються тільки для реєстрації грошових сум, отриманих від покупців, що досить для дотримання поточних правил використання РРО в Україні. Передбачається, що в момент здійснення продажу, цей продаж не реєструється в програмі. За завершенням періоду торгова точка передає в касу торгового підприємства грошові кошти, отримані в результаті продажу товарів покупцям впродовж цього періоду.

Управління запасами

Рішення дозволяє підтримувати запаси на складі за спрощеною та розширеною схемою, забезпечувати кількість товарів за поточними замовленнями на відвантаження й забезпечувати потреби за планами закупівель:

• контроль поточного залишку товарів на складі
• контроль кількості товарів, необхідних для забезпечення потреб
• контроль кількості товарів, які вже забезпечено на замовлення на відвантаження
• визначення максимального й мінімального об’єму запасів
• визначення способу й методу забезпечення потреб
• вибір джерела забезпечення потреб
• розрахунок середньоденного споживання товарів
• визначення постачальника й умови роботи з ним
• формування термінів та графіків поставки товарів (дата поставки, дата відвантаження), коригування графіків поставки
• формування різних замовлень (замовлення постачальника, замовлення на збирання, замовлення на переміщення)
• формування замовлень постачальникам на ту кількість товарів, яка необхідна для підтримки запасу

Використання методів забезпечення потреб із метою підтримки запасів на складі дозволяє вирішити основне завдання – формувати потреби в замовленні товару в той момент, коли залишок товару на складі менше або дорівнює мінімальному залишку. Коли запас товарів знижується до мінімальної кількості система буде рекомендувати до замовлення кількість, необхідну для поповнення до максимального запасу. Для підтримки запасів на рівні незнижуваного залишку товарів на складі доступні різні методи забезпечення потреб і відповідні їм параметри підтримки запасів.

Забезпечення поточних замовлень на відвантаження

Поточні замовлення можна забезпечувати відповідно до параметрів забезпечення потреб:

• Метод забезпечення “Замовлення під замовлення” – дозволяє забезпечити тільки кількість, яка необхідна для закриття потреби за поточними замовленнями на відвантаження. Цей метод мінімізує потреби в оборотних коштах і низькою ймовірністю виникнення надлишкових запасів
• Спосіб забезпечення потреб – дозволяє забезпечити потреби на замовлення різними способами (купівля в постачальника, переміщення з одного складу на інший, виробництво силами переробника, збирання)

Забезпечення потреб за плановими закупівлями

За наявності особливих вимог до термінів забезпечення потреб (наприклад, тривалий термін поставки) застосовується об’ємно-календарне планування. Об’ємно-календарне планування – передбачає забезпечення потреб шляхом формування замовлень постачальникам на підставі попередньо сформованих планів закупівель.

Управління закупівлями

• підбір постачальників товарів
• різні умови закупівель
• підтримка різних схем прийому товарів від постачальника
• різні варіанти формування замовлень постачальникам і контроль їх виконання
• корегування й закриття замовлень постачальникам
• моніторинг цін постачальників
• оформлення поставки товарів
• складання графіків поставок і графіків платежів
• коригування надходжень і повернення постачальникам

Реєстрація умов закупівель дозволяє:

• вказати постачальника
• визначити умови оплати (порядок оплати, етапи оплати, використання договорів)
• вказати термін поставки товарів – використовується для розрахунку передбачуваної дати поставки
• задати варіант приймання товарів (виписка фінансових документів і реєстрація приймання товарів на склад розділені)
• вказати склад поставки товарів від постачальника та ін.

В рамках угоди з постачальником може бути оформлений договір з постачальником. При цьому договір з постачальником формується на підставі даних угоди.

Замовлення постачальникам можуть формуватися автоматично на підставі розрахунку потреб в забезпеченні товарами відповідно до параметрів забезпечення (терміном поставок товарів від постачальника, середньоденного споживання тощо).

Зареєструвати надходження товарів на склад можна за однією накладною відразу на кілька складів.

Існує можливість в момент надходження товарів зафіксувати розбіжності між фактично прийнятим товаром і товаром, зафіксованим в первинних супровідних документах.

Управління складом

В програмі реалізований детальний оперативний облік товарів на складах, забезпечується повний контроль запасів товарів на підприємстві. Рішення дозволяє:

• управляти залишками товарів в різних одиницях виміру на безлічі складів
  вести окремий облік власних товарів, товарів, прийнятих і переданих на реалізацію
• деталізувати розташування товару на складі за місцями зберігання, дозволяє оптимізувати збирання товарів на складі
• враховувати серії товарів (серійні номери, терміни придатності тощо)
• задавати довільні характеристики товарів (колір, розмір, інші)
• враховувати податковий код (код УКТЗЕД, КВЕД, ознаку імпортного товару) і номер ВМД
• оформляти операції збирання/розбирання товарів
• резервувати товари

Відомості про складські запаси можуть вводитися в інформаційну систему з високим ступенем деталізації: до рівня характеристик товарів (колір, розмір, габарити …),  до рівня серійних номерів і строків придатності товарів.

Можлива інтеграція з торговим обладнанням: сканери штрих-кодів, термінали збору даних.

У програмі реалізована схема ордерного складського обліку. Складські ордера виписуються на підставі документів-розпоряджень, в якості яких можуть виступати замовлення або накладні.

У програмі реалізоване адресне зберігання товарів, тобто: ведення залишків товарів в розрізі місць зберігання (комірок, полиць, стелажів), і упаковок товарів.

При використанні контролю залишків в складських комірках: система дозволяє управляти розкладкою товарів за місцями зберігання при надходженні, складанні з місць зберігання при відвантаженні, переміщенні і розпакуванні товарів.

Реалізований багатокроковий процес інвентаризації товарів, який включає формування розпоряджень на інвентаризацію, видачу розпоряджень на перерахування залишків в місцях зберігання, роздільне відображення надлишків і недостач в оперативному і фінансовому обліку.

Для відображення операцій надходження може використовуватися як спрощена схема документообігу, так і докладний облік з використанням ордерної схеми і адресного складу.

Розпорядженнями на відвантаження є документи реалізації. За ними автоматично формуються видаткові ордери. За видатковими ордерами автоматично формуються завдання на відбір товарів.

Програма "BAS Управління торгівлею" дозволяє враховувати товари в розрізі серій і термінів придатності. Серії та терміни придатності є розрізом (аналітикою) складського обліку, можуть зазначатися при надходженні і відвантаженні товару. Товари з серіями та термінами придатності можуть брати участь у внутрішньому товарообігу організації.

Фінанси

Забезпечується можливість планування, реєстрації надходжень і виплат готівкових та безготівкових грошових коштів. Узагальнені дані про планування руху грошових коштів представляються у вигляді платіжного календаря.

Надходження коштів планується виходячи з інформації про плановану оплату замовлень клієнтів. При плануванні також враховуються інші надходження грошових коштів (наприклад, надання кредитів).

Витрати грошових коштів плануються на підставі попередньо оформлених і затверджених заявок на витрачання грошових коштів. При плануванні може використовуватись контроль лімітів витрат коштів. Може здійснюватися контроль витрат коштів відповідно до оформлених заявок.

Підтримується Еквайринг: програма забезпечує можливість обліку надходжень та повернень коштів, що надійшли за допомогою банківських пластикових карт різних платіжних систем.

Облік собівартості ведеться в розрізі організацій, що дозволяє підвищити сумісність з бухгалтерським обліком. Є можливість обирати облікову політику обліку собівартості складських залишків в розрізі партій (документів надходження), а також списання партій при вибутті товарів за методом ФІФО. Підтримуються наступні методи розрахунку собівартості запасів:

• Середня за місяць
• FIFO (зважена оцінка)
• FIFO (змінна оцінка)

Підтримується облік собівартості товарів в розрізі податкових призначень товарів.

Підтримується облік собівартості робіт. Роботи в програмі враховуються аналогічно товарам, але вони не зберігаються на складі, а числяться за підрозділом, який їх зробив або закупив.

Облік фінансових результатів (прибутку, збитків) ведеться паралельно по підприємству в цілому, що дозволяє визначити фінансовий результат підприємства загалом, а також в розрізі напрямків діяльності підприємства.

Фінансовий результат визначається шляхом співставлення витрат з отриманими доходами. У програмі реалізований повний контур обліку фінансових результатів, який включає в себе наступні напрямки:

• Облік виручки і собівартості продажів
• Облік інших доходів і витрат
• Розподіл видатків на собівартість товарів
• Розподіл доходів і витрат на напрями діяльності
• Облік фінансових результатів
• Аналіз доходів, витрат і фінансових результатів
• Контроль і аналіз діяльності підприємства

Звіт “Управлінський баланс” дає можливість контролю фінансового стану підприємства по статтях активів та пасивів в цілому по підприємству та з аналітикою по організаціях і підрозділах.

Прикладне рішення дозволяє налаштувати “приладову панель” керівника, виводячи на неї різноманітні показники діяльності підприємства.

У програмі реалізований облік кредитів, депозитів і позик.

Регламентований облік

В програмі "BAS Управління торгівлею" ведеться облік ПДВ, акцизного податку з роздрібних продажів і Єдиного податку.

Підсистема обліку ПДВ призначена для виписки податкових документів.

Передбачено автоматичне нарахування податкових зобов’язань і кредиту.

При виписці документів поставки товарів, робіт, послуг і інших активів в підсистемі обліку ПДВ реєструється номенклатурний склад поставки. Передбачена автоматизована виписка податкових накладних з урахуванням суми нарахованих податкових зобов’язань та номенклатурного складу поставок.

Можлива також ручна виписка податкових документів.

При фіксації документів надходження реєструється номенклатурний склад поставки. На підставі даних поставок автоматично заповнюється основна інформація про податковий документ, включаючи його товарну частину в розрізі ставок ПДВ. Можливе автоматичне завантаження з FREDO Звіт.

Ведеться облік доходів і витрат платника Єдиного податку.

Доходи платника Єдиного податку, а також витрати платника Єдиного податку та ПДВ нараховуються при реєстрації вхідних і вихідних платіжних документів (надходження і списання безготівкових та готівкових ГК). Доходи і витрати класифікуються за статтями, які відповідають статтям Книги доходів (Книги доходів і витрат) платника Єдиного податку.

Формується Книга доходів, Книга доходів і витрат платника єдиного податку.

Реалізована Інтеграція з модулем електронного документообігу FREDO ДокМен, підтримується вивантаження і завантаження рахунків на оплату і накладних.