Программа
BAS Документообіг КОРП

Окно “Текущие дела” старте программы показывает итоговую информацию:

• задачи пользователя и подчиненных (для руководителей),
• события календаря,
• сообщение почты и форума,
• актуальные документы в работе
• информацию по учету времени.

На закладке “Задания мне” отображаются задачи, предназначенные текущему пользователю напрямую, через роли или делегирование.

Задание можно помечать флажками разных цветов. Это удобно при работе с большим числом задач.

Сохранение и право доступа

В программе "BAS Документообіг КОРП" внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.

Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждая папка устанавливает разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтение, добавление, редактирование или удаление.

Дополнительно все данные информационной базы "BAS Документооборот КОРП" ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, группам корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.

Допускается назначение как разрешительных, так и запрещающих прав, что позволяет легко поддерживать политику безопасности в актуальном состоянии. Реализован отчет, позволяющий проверить назначенные права и разрешения во избежание предоставления незапланированного доступа к конференционной информации.

Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.

Регистрация входящих и исходящих документов

"BAS Документообіг КОРП" позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом производится автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

<Р>Регистрация документов проводится в соответствии с государственными стандартами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства. При регистрации поддерживается печать штрихкодов и регистрационных штампов.

Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

• запуск автоматизированной процедуры (бизнес-процесса) рассмотрения документов и последующей постановки на контроль
• уведомление исполнителей
• поддержка регламентированных сроков выполнения документов
• формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение
• дальнейшее формирование отчетов по поступлению и выполнению документов, по просроченным документам

Учет обращений граждан

В "BAS Документообіг КОРП" предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Законом Украины №393/96-ВР от 02.10.1996 "Об обращениях граждан".

Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.

Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, где специалист сразу видит все обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля выполнения обращений граждан используются отчеты "Выполнение обращений граждан", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений", "Список обращений граждан".

Учет договоров

В "BAS Документообіг КОРП" автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:

• подготовка проекта договора
• согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее
• учет всех связанных с договором документов, например акты, дополнительные соглашения
• учет и контроль сроков действия договоров
• автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре
• многовалютный учет сумм договоров
• работа по многосторонним договорам
• учет и контроль выполнения финансовых обязательств по договору
• контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура
• контроль возврата переданных экземпляров документов по договору
• разрыв договора

Регистрация договоров производится с помощью регистрационной карты договора, которая имеет расширенный список реквизитов по сравнению с другими типами документов, например реквизиты для хранения сроков действия договора, сумм, правил налогообложения и другие.

Сканирование

В "BAS Документообіг КОРП" предусмотрена возможность загрузки входных, исходящих, внутренних документов и файлов из сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматах jpg, pdf и tif, среди прочего и многостраничное.

Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск в распознанных документах.

Автоматическая загрузка файлов из каталога

Программа может автоматически загружать файлы из указанного каталога в локальной сети. Как только в этом каталоге появляется файл или папка с файлами, они сразу переносятся в нужную папку документооборота с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок. Загруженные файлы автоматически распознаются, индексируются и могут быть немедленно вовлечены в документооборот предприятия. Это удобно использовать для интеграции, например с сетевыми потоковыми сканерами, факс-машинами и другими приложениями.

Электронная почта

Встроенная внутренняя почта позволяет:

• Отправлять по электронной почте непосредственно из программы любой

В программе "BAS Документообіг КОРП" коллективная работа с документами реализована с помощью следующих бизнес-процессов:

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение руководителя и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
• Выполнение: документ передается на выполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем
• Согласование Приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и затем возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. Поддерживаются такие варианты согласования, как: параллельное, последовательное, смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту
• Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления
• Поручения: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их выполнение
• Обработка входного документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входного документа – рассмотрение, исполнение, списание в дело
• Обработка исходного документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходного документа – согласование, утверждение, регистрация

Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли "Директор", и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю.

Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 20 тысяч гривен, будет использован один шаблон, а для согласования всех других договоров – другой. Условия маршрутизации могут быть настроены в режиме конструктора или на встроенном языке.

Сроки выполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.

Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию, эскалация задач бизнес-процесса при выполнении некоторых условий, например автоматическая передача просроченной задачи на руководителя отдела, или автоматическое завершение просроченной задачи согласования документа как согласованной, и других подобных действий в случае наступления заданных пользователем событий.

Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессам и их задачам. При создании бизнес-процесса можно указать, что он подчинен по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.

Есть возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.

Для повышения исполнительной дисциплины и избежания ошибочного завершения фактически не завершенных задач, в системе есть возможность назначить дополнительные условия проверки (например заполнение перечня обязательных полей карты документа, или привязки соответствующего связанного документа, являющегося подтверждением выполнения задачи ), без выполнения которых система не позволяет указать завершение выполнения задачи.

Поддержка проектной деятельности в "BAS Документообіг КОРП" включает в себя ведение аналитического учета данных (входных, исходящих и внутренних документов, файлов, процессов, мероприятий, задач и др.) в разрезе проектов, а также поддержка бизнес-процессами деятельности по выполнению плана проекта.

В программе предусмотрено:

• ведение карты и иерархической структуры проекта (структура проекта включает в себя перечень проектных задач бизнес-процесса)
• учет трудозатрат в разрезе проектов
• формирование отчетности по проектам
• загрузка проекта с Microsoft Project (в качестве источника данных используется файл проекта, загруженный в XML)
• работа с планом проекта и диаграммой Ганта

Бизнес-процесс проекта включает следующие этапы:

• Инициация
• Планирование
• Утверждение плана
• Старт проектных работ
• Выполнение
• Завершение

Отчеты по проектной деятельности:

• Текущее состояние проектных задач
• Задачи, которые скоро должны начаться
• Задачи, которые скоро должны закончиться
• План-факт по срокам (показывает, есть ли превышение плановых сроков)
• План-факт трудозатрат (показывает плановые и фактические трудозатраты по проекту)

Реализованные процессы поддержки организации мероприятий (совещаний, конференций и других) позволяют сократить время на подготовку мероприятий, упрощает процедуру подбора и оповещения участников, обеспечивает учет и контроль выполнения принятых на совещаниях или собраниях решений и т.д.

Система поддерживает все необходимые шаги от подготовки и анализа эффективности проведения мероприятия и выполнения принятых решений:

• Внешние и внутренние мероприятия
• Протокольные мероприятия (совещания, заседания, советы директоров)
• Бронирование помещений
• Подбор удобного для участников времени проведения
• Формирование программы и протокола
• Принятие решений и контроль их своевременного выполнения

Бизнес-процесс включает:

Подготовка:

• планирование участников, места и времени мероприятия
• оформление программы мероприятия
• согласование участия (места, времени)
• подготовка материалов к мероприятию
• рассылка участникам материалов к мероприятию

Проведение:

• фиксирование присутствующих/отсутствующих
• фиксирование принятых решений

Оформление протокола:

• подготовка протокола
• согласование протокола
• утверждение протокола

Выполнение решений

В комплект поставки включен широкий набор готовых отчетов для анализа эффективности организации мероприятий:

• Какие мероприятия были проведены за период
• Как растет или уменьшается количество мер в организации
• Сколько времени уходит на мероприятия
• Мероприятия какого вида чаще всего проводятся в организации
• Кто из сотрудников игнорирует мероприятия
• Кто из голов/организаторов нарушает сроки
• По каким мерам были пропущены решения
• другие

Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.

В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, содержащая данные о времени, проекте, содержании работы или об отсутствии на работе по разным причинам, например в связи с отпуском или работой удаленно. На основании этих сведений можно построить разные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

Программа позволяет вести общий и персональный календарь и подбирать время для мероприятий с учетом занятости участников. Записи календаря можно создать на основании любого другого предмета программы, например задачи, документа, письма, мероприятия.

Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизиты и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы при поиске конкретного документа.

Реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карт, но и по содержанию версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.

"BAS Документообіг КОРП" позволяет автоматизировать бизнес-процессы организационно-распорядительного документооборота в соответствии с основными постановлениями и законами, регулирующими ведение делопроизводства и документооборота в Украине:

• Закон Украины от 22.05.2003 № 851-IV "Об электронных документах и электронном документообороте"
• Закон Украины от 05.07.1994 № 80/94-ВР "О защите информации в информационно-телекоммуникационных системах"
• Закон Украины от 02.10.1996 № 393/96-ВР "Об обращениях граждан"
• Постановление КМУ от 30.11.2011 №1242 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти"
• Постановление КМУ от 28.10.2004 №1453 "Об утверждении Типового порядка осуществления электронного документооборота в органах исполнительной власти"