Программа
BAS Управління торгівлею

Планирование продаж и закупок

Планирование продаж

Прогнозирование продаж может выполняться в разрезе отдельных складов или в разрезе форматов магазинов (складов), в разрезе менеджеров, клиентов или отдельных сделок с клиентами.

План продаж фиксируется на определенный период времени с заданной периодичностью плана: неделя, декада, месяц и т.д. Программа предоставляет отчеты для план-фактного анализа выполнения планов всех видов.

• Планирование продаж в разрезе товарных категорий
• Планирование продаж в разрезе форматов магазинов и номенклатуры
• Детализация общего плана продаж по категориям в номенклатуру с применением коэффициентов разбиения
• Управление коллекциями товаров
• Заполнение планов продаж и закупок по ассортименту
• Использование средней цены продажи

Планирование закупок

Планирование можно осуществлять с разной степенью детализации. При планировании могут использоваться источники данных:

• плановые и фактические объемы закупок и продаж
• объемы заказов
• товарные остатки и другие источники

Также в "BAS Управління торгівлею" предусмотрена возможность планирования сбора (разборки) в количественных показателях. Есть возможность формирования заказов поставщику на основании планов закупки и планов уборки, а также формирование заказов на уборку (разборку) на основании планов сборки (разборки).

Определение правил продаж

Условия работы с клиентами

В программе "BAS Управління торгівлею" предусмотрены типовые соглашения с клиентами, использование которых позволит установить:

• ценовые условия (цены и скидки)
• финансовые условия (валюта, график, форма оплаты, порядок расчетов)
• логистические условия (склад отгрузки, срок поставки)
• другие (организация, налогообложение, сегмент клиентов, сегмент номенклатуры и другие условия)

Основная задача фиксации условий продажи в сделке – автоматический контроль их соблюдения при продаже товаров.

Для тех клиентов, работа с которыми осуществляется на особых условиях, можно задать индивидуальные условия продаж.

Возможность ведения договоров с клиентами.

Установка цен

• Решение позволяет определить разные виды цен товаров
• Для каждого вида цены определяются валюта цены, правила расчета, метод округления и другие характеристики.
• Предусмотрена возможность назначить алгоритмы расчета цен:
• на основе данных, хранящихся в информационной базе
• в виде произвольных формул
• Правила расчета цен могут быть детализированы в ценовые группы товаров
  Для создания формул расчета можно использовать конструктор формул

Условия по скидкам (наценкам)

Скидка (наценка) может быть назначена:

• конкретному клиенту в соответствии с условиями продаж (в случае оформления индивидуального соглашения с клиентом) или группе клиентов в соответствии с условиями продаж (в случае оформления типового соглашения с клиентами)
• по карте лояльности определенного вида, предъявленной клиентом
• при оформлении продаж по конкретному составу (магазину)

Предусмотрено назначение как процентной, так и суммовой скидки (наценки), а также предоставление бонусных скидок (подарков, скидок количеством).

Предусмотрены различные типовые схемы условий предоставления скидок (наценок) (за разовый объем продаж, за форму оплаты, за время продажи и другие).

Управление продажами

Автоматизация полного процесса управления соглашением. Поддерживаются бизнес-процессы, начиная с момента согласования коммерческого предложения, согласования стоимости, графика оплат и поставок, заключения договора и заканчивая контролем выполнения обязательств по оплате и отгрузке.

Все процессы продажи (сделки) регистрируются в системе "BAS Управління торгівлею". Они объединяют в единое целое всю информацию, накопленную в системе в процессе подготовки и выполнения продаж: электронную почту, сведения о звонках, встречах, оформлении заказа, счетах, накладных, дополнительных файлах и т.д. Это помогает максимально удобно организовать работу менеджеров по продажам и оперативно получать информацию о:

• сроки обработки сделок на этапах процессов продаж
• узкие места процессов (количество проигрышей и упущенный потенциал на этапах)
• вероятностный прогноз поступления денежных средств
• графическое (в виде диаграммы "воронка продаж") представление состояния процессов продаж
• подробное состояние процессов: количество сделок (в работе, выигранных и проигранных) и потенциал в разрезе этапов процессов продаж
• отклонения от средних значений в разрезе менеджеров, партнеров и видов сделок

На основании статистики сделок можно оценить вероятность их успешного совершения. Итак, система автоматизирует и поддерживает не только стадию продаж, но и подготовку продаж.

Управление заказами клиентов

Управление процессом выполнения заказа осуществляется через соответствующие статусы и состояния документа. Состояние заказа рассчитывается автоматически и извещает о текущем положении дел по заказу по мере прохождения бизнес-процесса продаж.

В любой момент менеджер может получить подробную информацию о состоянии заказа: каким образом должен быть оплачен заказ клиента в соответствии с указанными в нем этапами оплаты, состоянием оплаты по заказу и состоянием отгрузки по заказу.

Программа автоматически контролирует соответствие заказов условиям торговых соглашений, не позволяя отклоняться от них пользователям, не имеющим соответствующих прав.

Можно включить обособленный учет себестоимости для любого заказа. Этот режим учета позволяет точно определить рентабельность отдельного заказа.

Решение позволяет указать график оплаты по заказу (как в части авансовых платежей, так и в части платежей по погашению дебиторской задолженности).

Просроченная задолженность может быть проанализирована в разрезе тех этапов оплаты, которые зарегистрированы в заказе клиента.

Программа позволяет автоматически запрещать отгрузку клиентам со сроком задолженности, превышающим установленный лимит.

Информация о заказах, по которым может быть выполнена отгрузка товаров, автоматически формируется в виде списка распоряжений на отгрузку.

При формировании списка отгрузок учитываются даты отгрузок, указанные в заказах.

Для продаж в партнерскую сеть предусмотрена оптимизация работы с группами партнеров по одинаковым правилам продаж.

Розничная торговля

Программа позволяет автоматизировать управление продажами через собственную сеть магазинов:

• Формирование ассортимента товаров в соответствии с форматами магазинов
• Установка количественных ограничений (квот) для категорий товаров в магазинах разных форматов
• Определение состава товарной категории – какие товары будут представлять каждую категорию в каждом формате
• Определение роли товара в ассортименте, стадии ассортимента и назначение вида цен для товаров ассортимента
• Проведение анализа ассортимента
• В зависимости от формата магазинов используются различные схемы автоматизации.

Возможна интеграция с решениями: "BAS Роздрібна торгівля". Такая схема обеспечивает:

• В офисе – максимальные возможности управления складами, управление взаимоотношениями с поставщиками, планирование и анализ продаж в разных разрезах, организации акций повышения лояльности покупателей
• В магазине – автономная работа, не зависимая от надежности канала связи с офисом, удобное, функциональное рабочее место кассира

Программа автоматизирует работу с удаленными торговыми точками, в которых не обеспечен доступ к информационной базе. К примеру, это могут быть небольшие магазины, торговые павильоны, ярмарочные места и т.д.

В торговой точке регистраторы расчетных операций (РРО) используются только для регистрации денежных сумм, полученных от покупателей, что достаточно для соблюдения текущих правил использования РРО в Украине. Предполагается, что в момент осуществления продажи, эта продажа не регистрируется в программе. По окончании периода торговая точка передает в кассу торгового предприятия денежные средства, полученные в результате продажи товаров покупателям в течение этого периода.

Управление запасами

Решение позволяет поддерживать запасы на складе по упрощенной и расширенной схеме, обеспечивать количество товаров по текущим заказам на отгрузку и обеспечивать потребности по планам закупок:

• контроль текущего остатка товаров на складе
• контроль количества товаров, необходимых для обеспечения потребностей
• контроль количества товаров, которые уже обеспечены по заказу на отгрузку
• определение максимального и минимального объема запасов
• определение способа и метода обеспечения потребностей
• выбор источника обеспечения потребностей
• расчет среднедневного потребления товаров
• определение поставщика и условия работы с ним
• формирование сроков и графиков поставки товаров (дата поставки, дата отгрузки), корректировка графиков поставки
• формирование различных заказов (заказ поставщика, заказ на сбор, заказ на перемещение)
• формирование заказов поставщикам на то количество товаров, необходимое для поддержания запаса

Использование методов обеспечения потребностей в целях поддержки запасов на складе позволяет решить основную задачу – формировать потребности в заказе товара в тот момент, когда остаток товара на складе меньше или равен минимальному остатку. Когда запас товаров снижается до минимального количества, система будет рекомендовать к заказу количество, необходимое для пополнения до максимального запаса. Для поддержки запасов на уровне неснижаемого остатка товаров на складе доступны различные методы обеспечения потребностей и соответствующие им параметры поддержки запасов.

Обеспечение текущих заказов на отгрузку

Текущий заказ можно обеспечить в соответствии с параметрами обеспечения потребностей:

• Метод обеспечения “Заказ под заказ” – позволяет обеспечить только количество, необходимое для закрытия потребности по текущим заказам на отгрузку. Этот метод минимизирует потребности оборотных средств и низкой вероятностью возникновения избыточных запасов
• способ обеспечения потребностей – позволяет обеспечить потребности на заказ различными способами (покупка у поставщика, перемещение с одного склада на другой, производство силами переработчика, сборка)

Обеспечение потребностей по плановым закупкам

При наличии особых требований к срокам обеспечения потребностей (например, длительный срок поставки) применяется объемно-календарное планирование. Объемно-календарное планирование – предусматривает обеспечение потребностей путем формирования заказов поставщикам на основании предварительно сформированных планов закупок.

Управление закупками

• подбор поставщиков товаров
• различные условия закупок
• поддержка различных схем приема товаров от поставщика
• различные варианты формирования заказов поставщикам и контроль их выполнения
• корректировка и закрытие заказов поставщикам
• мониторинг цен поставщиков
• оформление поставки товаров
• составление графиков поставок и графиков платежей
• корректировка поступлений и возврат поставщикам

Регистрация условий закупок в BAS Управление торговлей позволяет:

• указать поставщика
• определить условия оплаты (порядок оплаты, этапы оплаты, использование договоров)
• указать срок поставки товаров – используется для расчета предполагаемой даты поставки
• задать вариант приемки товаров (выписка финансовых документов и регистрация приемки товаров на склад разделены)
• указать состав поставки товаров от поставщика и т.д.

В рамках соглашения с поставщиком может быть оформлен договор с поставщиком. При этом договор с поставщиком формируется на основании данных соглашений.

Заказы поставщикам могут формироваться автоматически на основании расчета потребностей в обеспечении товарами в соответствии с параметрами обеспечения (сроком поставок товаров от поставщика, среднедневного потребления и т.п.).

Зарегистрировать поступление товаров на склад можно по одной накладной сразу на несколько складов.

Существует возможность в момент поступления товаров зафиксировать разногласия между фактически принятым товаром и товаром, зафиксированным в первичных сопроводительных документах.

Управление складом

В программе "BAS Управління торгівлею" реализован подробный оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль запасов товаров на предприятии. Решение позволяет:

• управлять остатками товаров в различных единицах измерения на множестве складов
  вести отдельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию
• детализовать расположение товара на складе по местам хранения, позволяет оптимизировать сбор товаров на складе
• учитывать серии товаров (серийные номера, сроки годности и т.п.)
• задавать произвольные характеристики товаров (цвет, размер, другие)
• учитывать налоговый код (код УКТВЭД, КВЭД, признак импортного товара) и номер ГТД
• оформлять сделки по сборке/разборке товаров
• резервировать товары

Сведения о складских запасах могут вводиться в информационную систему с высокой степенью детализации: до уровня характеристик товаров (цвет, размер, габариты…),  до уровня серийных номеров и сроков годности товаров.

Возможна интеграция с торговым оборудованием: сканеры штрихкодов, терминалы сбора данных.

В программе реализована схема ордерного складского учета. Складские ордера выписываются на основании документов-распоряжений, в качестве которых могут выступать заказы или накладные.

В программе реализовано адресное хранение товаров, то есть: ведение остатков товаров в разрезе мест хранения (ячеек, полок, стеллажей) и упаковок товаров.

При использовании контроля остатков в складских ячейках: система позволяет управлять раскладкой товаров по местам хранения при поступлении, сборке с мест хранения при отгрузке, перемещении и распаковке товаров.

Реализован многошаговый процесс инвентаризации товаров, включающий формирование распоряжений на инвентаризацию, выдачу распоряжений на перечисление остатков в местах хранения, раздельное отражение излишков и недостач в оперативном и финансовом учете.

Для отображения операций поступления может использоваться как упрощенная схема документооборота, так и подробный учет с использованием ордерной схемы и адресного состава.

Распоряжениями на отгрузку являются документы реализации. За ними автоматически формируются расходные ордера. По расходным ордерам автоматически формируются задания по отбору товаров.

Программа позволяет учитывать товары в разрезе серий и сроков годности. Серии и сроки годности являются разрезом (аналитикой) складского учета, могут указываться при поступлении и отгрузке товара. Товары с сериями и сроками годности могут участвовать во внутреннем товарообороте организации.

Финансы

Обеспечивается возможность планирования, регистрации поступлений и выплат наличных и безналичных денежных средств. Обобщенные данные о планировании движения денежных средств представляются в виде платежного календаря.

Поступление средств планируется исходя из информации о планируемой оплате заказов клиентов. При планировании также учитываются другие поступления денежных средств (например, предоставление кредитов).

Расходы денежных средств планируются на основании предварительно оформленных и утвержденных заявок на расходование денежных средств. При планировании может использоваться контроль лимитов расходования средств. Может осуществляться контроль расхода средств в соответствии с оформленными заявками.

Поддерживается Эквайринг: программа обеспечивает возможность учета поступлений и возвратов средств, поступивших с помощью банковских пластиковых карт различных платежных систем.

Учет себестоимости ведется в разрезе организаций, что позволяет повысить совместимость с бухгалтерским учетом. Есть возможность выбирать учетную политику учета себестоимости складских остатков в разрезе партий (документов поступления), а также списание партий при выбытии товаров методом ФИФО. Поддерживаются следующие методы расчета себестоимости запасов:

• Среднее за месяц
• FIFO (взвешенная оценка)
• FIFO (переменная оценка)

Поддерживается учет себестоимости товаров в разрезе налоговых назначений товаров.

Поддерживается учет себестоимости работ. Работы в программе учитываются аналогично товарам, но они не хранятся на складе, а числятся по подразделению, которое их сделало или закупило.

Учет финансовых результатов (прибыли, убытков) ведется параллельно по предприятию в целом, что позволяет определить финансовый результат предприятия в целом, а также в разрезе направлений деятельности предприятия.

Финансовый результат определяется путем сопоставления расходов по полученным доходам. В программе реализован полный контур учета финансовых результатов, включающий следующие направления:

• Учет выручки и себестоимости продаж
• Учет прочих доходов и расходов
• Распределение расходов на себестоимость товаров
• Распределение доходов и расходов по направлениям деятельности
• Учет финансовых результатов
• Анализ доходов, расходов и финансовых результатов
• Контроль и анализ деятельности предприятия

Отчет “Управленческий баланс” дает возможность контроля финансового состояния предприятия по статьям активов и пассивов в целом по предприятию и с аналитикой по организациям и подразделениям.

Прикладное решение позволяет настроить приборную панель руководителя, выводя на нее различные показатели деятельности предприятия.

В программе "BAS Управления торговлей" реализован учет кредитов, депозитов и ссуд.

Регламентированный учет

В программе "BAS Управління торгівлею" ведется учет НДС, акцизного налога по розничным продажам и Единому налогу.

Подсистема учета НДС предназначена для выписки налоговых документов.

Предусмотрено автоматическое начисление налоговых обязательств и кредита.

При выписке документов поставки продуктов, работ, услуг и остальных активов в подсистеме учета НДС регистрируется номенклатурный состав поставки. Предусмотрена автоматизированная выписка налоговых накладных с учетом суммы начисленных налоговых обязательств и номенклатурного состава поставок.

Возможна также ручная выписка налоговых документов.

При фиксации документов поступления регистрируется номенклатурный состав поставки. На основании данных поставок автоматически заполняется основная информация о налоговом документе, включая его товарную часть в разрезе НДС. Возможна автоматическая загрузка с FREDO Звіт.

Ведет учет доходов и расходов плательщика Единого налога.

Доходы плательщика Единого налога, а также расходы плательщика Единого налога и НДС начисляются при регистрации входящих и исходящих платежных документов (поступление и списание безналичных и наличных ГК). Доходы и расходы классифицируются по статьям, соответствующим статьям Книги доходов (Книги доходов и расходов) плательщика Единого налога.

Формируется Книга доходов, Книга доходов и расходов плательщика единого налога.

Реализована Интеграция с модулем электронного документооборота FREDO ДокМен, поддерживается выгрузка и погрузка счетов на оплату и накладных.