Инструкция: Учет использования топлива для автотранспорта и сельхозтехники в "BAS АГРО. Бухгалтерія"

В статье рассмотрим, какие настройки влияют на заполнение путевых листов автотранспорта и сельхозтехники; как отразить заправку и списание горючего; документирование списания горючего в конфигурации «BAS АГРО. Бухгалтерія».

Деятельность каждого сельхозпредприятия связана с применением техники. Одна из основных составляющих учета расходов машинно-тракторного парка – учет горюче-смазочных материалов (далее – ГСМ): заправка, списание ГСМ в пределах норм и сверх нормы, учет остатков в баках транспортных средств (далее – ТС), документирование движения ГСМ и т. п. Рассмотрим отражение таких операций в «BAS АГРО. Бухгалтерія».

Начальные настройки в информационной базе

Для корректного отражения движения ГСМ в ТС необходимо выполнить первичные настройки перед началом работы.

1. Установить склад учета – топливо в баках ТС (Головне – Параметри обліку (Ін-Агро)).

2. Ввести сведения об остатках топлива в баках отдельных ТС (Транспорт – Оприбуткування палива в баках).

3. Настроить счет учета ГСМ (Довідники – Номенклатура – Режим зміни групи ПММ – гиперссылка в верхней части Рахунки номенклатури).

4. Заполнить справочник «Марки автотранспорту», указав для каждой марки вид и тип техники

5. В карточке ОС транспорта установить флажок «Автотранспорт» и выбрать модель автотранспорта

6. Заполнить регистр сведений «Транспортні засоби»/»Сільгосптехніка»

Отпуск ГСМ со склада

Отпуск ГСМ для каждого отдельного ТС отражается в документах «Подорожній лист вантажного автомобіля» та «Подорожній лист тракториста-машиніста» на вкладке «Пальне». В табличной части указывается вид ГСМ (если горючее указано как основное в регистре сведений «Транспортні засоби»/ «Сільгосптехніка», заполняется автоматически при помощи кнопки «Заповнити»), склад, с которого отпускаются ГСМ, а также количество и единица измерения отпущенного топлива.

В конфигурации отпуск ГСМ фиксируется в специализированной форме Лимитно-заборной карты (№ ВЗСГ- 1). Соответствующая печатная форма формируется из документов «Подорожній лист вантажного автомобіля»/ «Подорожній лист машиніста-тракториста».

Расходование ГСМ

Общее количество израсходованного горючего фиксируют в путевых листах (вкладка «Пальне», нижняя табличная часть).

Детализация нормы и расхода горючего в разрезе каждой технологической операции отражается в путевых листах на вкладке «Нарахування». Если нужно откорректировать фактический расход по строкам — устанавливаем флажок «Редактирование» и соответственно изменяем фактические расходы.

ВАЖНО! Итоговое количество фактического расхода после корректировки должно совпадать с количеством списанного горючего на вкладке «Пальне». В противном случае документ не проведется.

Списание сверх нормы фиксируется на вкладке «Пальне» — устанавливаем флажок «Виділити перевитрати палива», указываем счет и статью расходов. В результате проводки расход сверх нормы списывается на этот счет.

Для корректного расчета расхода горючего в пределах нормы нужно понимать следующее.

Для автотранспорта возможно списание горючего по летней или зимней норме. Нормы указываются в регистре «Транспортні засоби» или в регистре сведений «Роботи автотранспорту», непосредственно привязанному к Технологической операции. По умолчанию применяется летняя норма, а при установке флажка «Використовувати зимові норми» на вкладке «Паливо» – зимняя норма.

Для сельхозтехники в регистре сведений «Види робіт сільгосптехніки» необходимо указать, к какому показателю будет применяться норма (к выполненному в натуре, к часам, к га, к условным га).

Надбавки к нормам расходования горючего можно указать на Вкладке «Надбавки». В справочнике «Надбавки» можно создать отдельные надбавки к норме списания (в процентах или единице измерения горючего) (рис. 13). В соответствии с указанной величиной будет рассчитываться дополнительный расход к норме.

Важно! После заполнения всех данных на вкладках «Роботи», «Пальне» и «Надбавки», и каждый раз после изменения данных по горючему нужно перейти на вкладку «Додатково» и пересчитать остатки в баке при помощи кнопки «Розрахувати».

Передача, слив горючего

Иногда возникает необходимость в быстрой заправке ТС. В таком случае возможна дозаправка одного ТС топливом из другого. Для отражения такой операции используется документ «Передача палива».

Для отражения слива горючего из бака ТС используется документ «Злив».

Периодичность формирования путевых листов. Документирование

Путевой лист по ТС можно формировать за один день, а можно и за период (неделя, полмесяца, месяц). Для внесения данных за период нужно установить флажок «Зведений» в шапке документа и в каждой строке указать период, за который вносятся данные.

Проверить корректность расчетов фактически списанного горючего можно, сформировав печатную форму «Довідка-розрахунок» (формируется как для автотранспорта, так и для сельхозтехники из путевых листов).

Печатная форма «Подорожній лист» (формируется как для автотранспорта, так и для сельхозтехники из путевых листов) является внутренней разработкой конфигурации в произвольной форме. Она отображает нормы расходов, расход ТС, а также основные показатели выработки.

Печатная форма «Подорожній лист розширений» (формируется из Путевого листа грузового автомобиля) — типовая форма № 2, которая заполняется данными путевого листа.

Отдельный документ для легкового транспорта в конфигурации не предусмотрен, заправка и списание горючего также проводится в документе «Подорожній лист вантажного автомобіля». Печатная форма, предусмотренная для легкового автотранспорта — «Подорожній лист легкового автомобіля» (рис. 20), заполняется данными из документа.

Печатная форма «Подорожній лист трактора» (формируется из путевого листа тракториста-машиниста) не заполняется автоматически, а является бланком, который можно распечатать для дальнейшего заполнения учетчиком вручную.

Анализ движения горючего

Проанализировать остатки и движение горючего в разрезе ТС, по водителям или видам горючего можно, сформировав отчет «Аналіз видачі пального».