BAS Малий бізнес: Обзор возможностей для эффективного управления предприятием

Каждый, кто знает толк в бизнесе, знает: иметь лучший продукт, современное оборудование, средства на счету и профессиональную команду — это лишь половина успеха. Главная задача собственника или руководителя состоит в объединении всех имеющихся ресурсов в единую систему, которая будет работать максимально эффективно.

Это сложная задача, которую невозможно решить без должного инструментария. Нужна система, позволяющая взаимодействовать со всеми ресурсами компании одновременно. Сегодня мы познакомим вас с таким инструментом. О возможностях программы рассказывает Денис, консультант отдела проектных внедрений Группы компаний RASK — занимающей третье место в Союзе автоматизаторов бизнеса компании.

Про BAS Малий бізнес

Мы рассмотрим одну из самых популярных конфигураций линейки BAS - BAS Малий бізнес. Это приложение сочетает в себе широкие возможности, не перегружая пользователя лишним функционалом. Она имеет удобный и гибкий интерфейс, легко адаптируется под различные потребности бизнеса, проста во внедрении и оправдывает каждую инвестированную в нее копейку.

Интерфейс

Интерфейс программы прост, интуитивно понятен и одновременно функционален. Весь инструментарий поделен на разделы, отвечающие конкретным направлениям деятельности компании. При активации раздела пользователю открывается список доступных команд.

Все справочники, документы и отчеты имеют понятные названия. Даже если ваш менеджер впервые сядет за компьютер с установленным приложением, ему не понадобится много времени, чтобы освоиться и напечатать первый прайс или сформировать заказ покупателя.

Кроме того, работать с BAS Малый бизнес можно не только в офисе. Система доступна через браузер дома или в дороге, а также имеет мобильную версию для работы со смартфоном.

CRM

BAS Малый бизнес помогает организовать работу на основных участках предприятия, начиная с системы взаимодействия с клиентами – CRM. Учет ведется в разрезе двух справочников:

• Лиды — потенциальные клиенты, проявившие заинтересованность. Карту льда можно создать вручную или загрузить списком из внешних файлов. После успешного взаимодействия лед одним нажатием кнопки конвертируется в контрагент.
• Контрагенты — постоянные клиенты со статусами "покупатель" или "поставщик".

Взаимодействие с базой ведется в разрезе документов событий. Это позволяет накапливать историю независимо от того, кто был инициатором происшествия: менеджер, совершивший звонок или бухгалтер, воспроизведший документ. В любой момент можно просмотреть полную историю взаимодействия непосредственно с карты контрагента. Также с помощью событий можно планировать будущие действия, устанавливая статус "Запланированный".

Функционал программы предлагает планирование не только взаимодействия с клиентами, но и повседневной занятости персонала и других ключевых ресурсов нашей организации. Для этого в программе используется документ «Задание на работу», 

где указывается исполнитель, тип происшествия и период исполнения. Все запланированные события и работы отображаются в одном месте – в виде календаря.

По сути это ресурс для онлайн-мониторинга занятости в виде календаря. И он позволяет каждому работнику отслеживать собственные запланированные дела. А также это инструмент для руководителя, позволяющий визуализировать загруженность сотрудников и принимать решения о перераспределении работ.

Программа позволяет избегать многих ошибок, поскольку BAS Малий бізнес позволяет создать целую систему для ведения дел – напоминания, бизнес-правил, точек контроля. В качестве примера рассмотрим механизм правила рабочего процесса. Вы можете создать правило, согласно которому при выполнении определенных условий нужно будет совершить собственное действие, о чем пользователю будет сообщена программа.

Продажи

В любой организованной деятельности обычно выделяем три основных этапа – планирование, регистрация фактически состоявшихся хозяйственных операций, анализ фактического результата деятельности и сравнение его с планом и предыдущим периодом.

Это утверждение собственно характеризует конфигурацию BAS Малий бізнес, ведь в каждом из разделов, представленных в программе, есть документы для отображения операций планирования, а также отображение информации о уже произошедших событиях и наборы отчетов, с помощью которых можно провести анализ.

В программе можно зарегистрировать план продаж, 

что будет ориентиром для руководителя и менеджера по продажам в работе, а также возможно и стимулом к ​​эффективной работе для наших менеджеров. Для этого в программе есть специальный документ – план продаж, с помощью которого можно зафиксировать план продаж за определенный период в разрезе подразделений, категорий номенклатуры, номенклатурных групп или определенных позиций номенклатуры для менеджеров, осуществляющих продажи.

Впоследствии эти данные могут использоваться для анализа деятельности и сравнения с фактически полученными результатами с помощью специального отчета. Также эти данные можно использовать для начисления премий работникам по результатам работы. Список заказов покупателей содержит удобные значки, информирующие состояние оплаты и отгрузки. Если сроки просрочены, значок становится красным, сигнализируя менеджеру о проблеме, позволяющей очень быстро понять ситуацию с заказами, сложившуюся даже не формируя отчеты. А если этого недостаточно, для списка документов можно настроить еще и собственное правило.

Отдельным преимуществом является реализация справочника номенклатуры:

• Настройка колонок с остатками и ценами прямо в списке.
• Использование штрихкодов, фотографий и файлов в карточке товара.
• Отображение динамики цен и продаж посредством графиков.

В карте номенклатуры отображается график с динамикой цен и динамикой данных о продаже этой номенклатуры. Отдельного внимания заслуживает функционал по формированию цен номенклатуры и настройке скидок покупателей. Цены могут вводиться вручную или рассчитываться автоматически по заданному алгоритму.

К примеру, можно зарегистрировать цены на наши товары от поставщиков и, скажем, изделия. Из этих цен, скажем, выбрать среднюю или самую большую или последнюю, прибавив к ней определенный процент наценки и сформировать соответственно нашу цену продаж. Можно установить разные проценты наценки для товаров, относящихся к разным группам цен. При необходимости в программе можно автоматизировать формирование цен по любой ценовой политике.

Ведь кроме стандартных вариантов формирования цен мы можем создать и собственный, сформировав произвольный запрос в нашу программу.

Скидки в BAS Малий бізнес могут быть ручными и автоматическими. Назначение ручных скидок отдается по усмотрению пользователю, и он может в документе самостоятельно задать скидку, говорить ее процентом или суммой для всего документа или отдельных товаров.

Для автоматических скидок настраивается правило предоставления и такие скидки от пользователя не зависят. Они автоматически самопроставляются при проработке некоторых наших правил. Программа самостоятельно определяет, выполнены ли необходимые условия для скидок и автоматически принимает решение о применении наших скидок.

Кроме того, функционал с автоматическими скидками можно использовать для издания продавцу сообщения. Например, о поздравлении с днем ​​рождения клиента или об информировании о событии или акциях, проводимых компанией.

Для проведения анализа эффективности торговой деятельности компании в целом в программе предусмотрен раздел «Аналитика», 

который наполнен различными отчетами. К примеру, отчет продаж содержит информацию о количестве проданных единиц и выручке в валюте управленческого учета.

С помощью установленных флажков можно расширить дополнительные колонки со сведениями о себестоимости товара, валовой прибыли, наценкой, рентабельностью, количеством документов и суммой НДС. Также этот отчет можно сформировать только по конкретному покупателю, номенклатурной позиции или номенклатурной группе, проанализировать объем продаж по каждому менеджеру компании.

Если говорить об эффективности менеджеров компании, то для этого анализа в программе предусмотрен отчет динамики продаж менеджеров.

Также раздел, наполненный отчетами, позволяющими, скажем, оценить состояние взаиморасчетов, отследить задолженность каждого покупателя. Если есть необходимость идеализировать сроки долга, можно воспользоваться отчетом задолженность покупателей по срокам долга, который содержит несколько колонок и в соответствии с тем, какой период истек от даты возникновения отношений, ту или иную сумму задолженности в соответствующую колонку будет вписана в этом отчете.

Отчет по отгрузке и оплате по заказам позволяет проанализировать состав и процесс заказов покупателей. Отчет, сгруппированный по заказам. Для каждого рассчитывается процент выполнения и количество позиций номенклатуры. Таким образом, с помощью отчета можно определить необходимость в закупке или изготовлении той или иной номенклатурной позиции, необходимой для выполнения заказов в данном случае.

Розничные продажи

Для розничной торговли предусмотрено специальное рабочее место кассира (РМК). Оно спроектировано максимально удобно, без лишних кнопок и содержит только самый важный функционал, без лишних кнопок, которые могут вносить путаницу. Можно настроить список быстрых товаров и горячие клавиши, а также подключить фискальный регистратор для мгновенной печати чеков.

Для проведения анализа работы розничного магазина в программе предусмотрен отчет, позволяющий определить, какие из торговых точек работают наиболее эффективно и оценить пропускную способность кассиров. В отчете отображается информация по всем товарам, проданным через кассы за указанный промежуток времени, а также сумму выручки, полученную наличными и картой, количество чеков и средний чек.

ЗАКУПКИ

Чтобы отгрузить товар покупателю, его необходимо сначала получить. Сами по себе товары на складе не появляются – обычно мы получаем их от поставщиков или производим самостоятельно. Но даже если мы сами являемся производителями, нам все равно понадобится сырье.

В BAS Малий бізнес предусмотрена специальная подсистема, которая значительно упрощает работу работников, ответственных за закупки, продажи и производство. Для фиксации договоренностей с поставщиками используется документ  «Заказ поставщику». На основе этих документов формируются графики поставок, которыми могут пользоваться менеджеры по продажам при приеме заказов или мастера в цехе для планирования выпуска продукции.

Заказ поставщику можно заполнить вручную или создать на основании других документов, например, «Заказ покупателя» или «Заказ на производство». Кроме того, в программе есть специальная обработка «Расчет нужд», позволяющая в автоматическом режиме проработать все потребности в запасах и пакетно сформировать заказы поставщикам.

Для отражения фактического поступления запасов на склад используется прибыльная накладная. Расходы, связанные с закупками, которые должны быть включены в себестоимость, добавляются в накладную как «дополнительные расходы» или «расходы при импорте». Также программа позволяет вести комиссионную торговлю: фиксировать поступление товаров на реализацию и отчитываться за проданные позиции.

Если ваша деятельность заключается в предоставлении услуг или выполнении работ, следует обратить внимание на документ «Заказ-наряд». Он особенный тем, что сочетает в себе функционал заказа покупателя, заказ на производство, акта выполненных работ и расходной накладной. С помощью заказа нарядов удобно планировать и учитывать сервисные работы с коротким производственным циклом: например, услуги парикмахерских, ремонт обуви или одежды, мойки и т.д.

Для планирования выпуска более сложной продукции или услуг назначен документ «Заказ на производство». В нем указывается список продукции, нужные материалы и операции. Также с его помощью можно планировать загрузку ресурсов предприятия: работников, бригад, оборудования или цехов. Специальная обработка «Планировщик ресурсов» позволяет анализировать календарный план работ за выбранный период (день, неделю, месяц).

Программа позволяет хранить информацию о технологиях выпуска и нормативном составе продукции через Спецификации. Для предприятий, работающих под индивидуальные заказы, полезна функция параметрических спецификаций. В них список материалов и их количество автоматически перечисляются в зависимости от параметров, указанных менеджером при приеме заказа. Это позволяет мгновенно оценить ориентировочную стоимость исполнения и предложить клиенту выгодную цену.

Для отражения фактического выпуска продукции и списания материалов предназначен документ «Производство», а для фиксации технологических операций сотрудниками – «Сдельный наряд». Если процесс длится несколько дней, то производство можно разделить на этапы с автоматическим формированием документов по каждому из них. Для оперативного контроля предусмотрены отчеты: «Себестоимость выпуска», «План-фактный анализ производства» и «План-фактический анализ себестоимости».

СКЛАД

Когда материалы либо продукция поступают на склад, нужно верно организовать их хранение. Подсистема складского учета в BAS Малий бізнес содержит весь необходимый функционал:

• Учет по разным местам хранения и перемещения между складами.
• Проведение инвентаризаций, оприходование, списание и отражение пересортицы.
• Операции по комплектации товаров.
• Учет запасов в разрезе ячеек и резервирование товаров под заказ заказчиков.

Также в программе удобная обработка для печати ценников и этикеток. Для анализа доступно множество отчетов: данные о фактических остатках, движении запасов в количественном и суммовом выражении, оборачиваемость, графики движения по датам и анализ остатков с учетом запланированных поступлений.

ИМУЩЕСТВО

В программе реализуется учет внеоборотных активов — основных средств и нематериальных активов. Вы можете отражать их поступление, принятие к учету, начисление амортизации (линейным способом или пропорционально объему продукции), а также их списание или продажу. При необходимости параметры начисления амортизации для уже используемых активов можно изменять.

ПЕРСОНАЛ

Подсистема управления персоналом позволяет вести штатное расписание, отображать прием на работу, кадровые перемещения и увольнения. У программы есть широкие возможности для автоматизации начисления зарплаты. Кроме стандартных видов (сдельная оплата, оклад по дням или часам), можно настроить сложные схемы: например, процент от продаж или премии за выполнение планов. Также есть возможность создать собственную формулу расчета, используя любые содержащиеся в базе данные. После расчета бухгалтер может автоматически сформировать платежные ведомости для выплаты денежных средств.

СРЕДСТВА

Для управления финансами BAS Малий бізнес позволяет вести учет денежных средств в разрезе касс и банковских счетов. Вы можете создать любое количество касс и банковских счетов и отслеживать остатки и движение денег по каждому месту хранения. Формирование банковских и кассовых документов происходит через понятные формы, являющиеся аналогами бумажных бланков. Предусмотрена интеграция с системой «Клиент-банк», упрощающая ежедневную работу бухгалтера. Программа поддерживает операции в валюте с автоматическим расчетом курсовых разниц, учет расчетов с подотчетными лицами, эквайринг, получение кредитов и выдачу ссуд сотрудникам. Для предотвращения финансовых проблем присутствует функционал планирования и формирования платежного календаря.

ФИНАНСЫ

Заключительная подсистема – «Финансы». В BAS Малий бізнес реализована возможность полноценного управленческого учета: получение управленческого баланса, формирование и анализ финансового результата. Для этого используется управленческий план счетов и механизм автоматического формирования проводок.

Вы можете формировать финансовую отчетность в любой период. Отчет "Анализ продаж" объединяет главные показатели состояния предприятия: доходы и расходы (P&L), денежный поток (Cashflow) и Баланс. Учет доходов и расходов может вестись по методу начисления или методу начисления и кассовому методу. Аналитический учет доходов и расходов методом начисления и введения в разрезе направлений деятельности, подразделений, заказов покупателей, статей, счетов, доходов и расходов.

Если хотите попробовать работу программы, заказывайте бесплатное демо.