Учет отпусков в программах BAS АГРО

Инструкции по BAS АГРО 03 июня 2024

Инструкция по учету отпусков в программах:

Согласно законодательству Украины, коллективным и трудовым договорам каждый работник имеет право на отпуск. В программах BAS АГРО ведется учет отпусков, расчет остатков отпусков для ежегодных отпусков.

Начальные настройки

Активируем возможность учета Остатков отпусков в информационной базе:

Учет остатков отпусков можно вести как по всем организациям информационной базы, так и только по выбранным организациям. Чтобы включить возможность учета для отдельной организации, необходимо установить флаг в Учетной политике по персоналу для конкретной организации и указать Дату начала учета остатков отпусков.

Далее, следует перезайти в базу. В подсистеме Кадры появляется новый раздел Остатки отпусков.

Виды отпусков

Перечень видов отпусков, предоставляемых сотрудникам организаций, указан в справочнике "Виды отпусков".

Основной ежегодный оплачиваемый отпуск - отпуск, который предоставляется всем сотрудникам. По умолчанию предусмотрено право на 24 календарных дня такого отпуска за рабочий год всем сотрудникам.

При необходимости можно добавить настройки для каждого вида отпусков.

Также есть возможность в справочник добавлять собственные произвольные виды ежегодных отпусков по кнопке "Создать":

Реквизит "Наименование" - наименование вида отпуска.
Реквизит "Наименование для печати" заполняется автоматически значением из реквизита "Наименование".
Флажок "Отпуск является ежегодным" устанавливается, если сотрудники за любой рабочий год имеют право на определенное количество дней данного вида отпуска.
Установленный флажок предоставляет возможность добавления данного вида отпуска в документы Кадровое перемещение, Начальные остатки отпусков, Прием на работу и отчете Остатки отпусков.
Для неоплачиваемых работодателем отпусков устанавливаем флажок "Отпуск без оплаты".
Флажок "Предоставляется всем сотрудникам" устанавливаем, если данный вид отпуска предоставляется всем сотрудникам. Установленный флаг является признаком, который используется для учета остатка отпуска.
Флажок "Не переносится на следующий год" - отпуск предоставляется в календарном году, а не за рабочий год. В случае неиспользования указанного дополнительного отпуска, его нельзя перенести на следующий календарный год, нельзя продлить в случае болезни работника и нельзя делить на части.
Флажок "Не рассчитывается пропорционально" - означает, что отпуск не начисляется пропорционально отработанному времени, а предоставляется в начале рабочего года в фиксированном количестве дней.
Флажок "Учет по календарным годам" - отпуск не переходящий на следующий отчетный год (ограничение одним календарным годом)
В реквизите "Предоставляется" по умолчанию установлено значение "В календарных днях". Если вид отпуска предоставляется в рабочих днях, то следует выбрать способ расчета остатков отпуска "В рабочих днях". Если вид отпуска предоставляется в календарных днях включая праздничные дни, то следует выбрать способ расчета остатков отпуска "В календарных днях с праздниками".
Реквизит "Количество дней отпуска" используется также для учета остатка отпуска.
Флажок "Отпуск больше не используется" устанавливается, если на предприятии данный вид отпуска больше не предоставляется сотрудникам.

Для корректного расчета остатков отпусков ОБЯЗАТЕЛЬНО необходимо заполнить реквизит "Вид отпуска" в соответствующих Видах начислений (подсистема Зарплата - Виды расчетов - Начисления). Обратите внимание! Реквизит "Вид отпуска" доступен только в видах расчета с установленным флагом "Это отпускные".

Вынимание дней неоплачиваемых отсутствий из стажа для очередных отпусков

Из отработанного времени, дающего право на основной ежегодный отпуск, исключается время невыходов, предусмотренных законодательством: отпуска по уходу за ребенком, мобилизация (без оплаты), приостановление трудового договора, простои и т.д.

Осуществляем следующие настройки:

1. Устанавливаем флажок «Расчет отпусков по календарным дням» Параметры учета (Ин-Агро) - Зарплата

2. Настраиваем Регистр Ведомостей «Таблица невыходов по видам отпусков» Кадры - Остатки отпусков

По кнопке «Создать» добавляем (при необходимости) настройки для Дополнительного ежегодного отпуска, аналогично Основному ежегодному отпуску.

3. Зафиксируем состояние работника, при котором дни такого состояния «вынимаются» из стажа для очередного отпуска

Создаем Документ «Отсутствие на работе организаций» («Состояние»: Приостановление трудового договора, Мобилизация без оплаты, Простои...) - начало отсутствия.

Документ «Возврат на работу организаций» - прекращение отсутствия.

А также, Документ «Начисление отпуска работникам организации» («Состояние»: Отпуск по уходу за ребенком, Отпуск неоплачиваемый) фиксирует дни, которые должны выниматься из стажа для очередного отпуска.

В регистре «Состояние рабочих организации» формируются записи о начале и завершении состояний безоплатного отсутствия соответственно.

Ввод начальных остатков отпусков по работникам

Для работников, принятых в организацию до даты внедрения в программе системы Учета отпусков, у которых есть неиспользованные отпуска за предыдущий период, необходимо ввести информацию о неиспользованных остатках с помощью документа Ввод начальных остатков отпусков.

Раздел "Права на отпуска" - добавляем Виды ежегодных отпусков на текущий рабочий год с даты Остатков отпусков.

Основной ежегодный отпуск проставляется по умолчанию автоматически.

Раздел "Остатки отпусков по рабочим годам" - неиспользованные отпуска за предыдущий период.

Значение показателей колонки "Рабочий год начало" число, месяц должно соответствовать дате приема на работу сотрудника (число, месяц), т.е. отработанный рабочий год отсчитывается со дня заключения трудового договора. Например, вводим данные по состоянию на 01.01.2024 г. для работника, принятого на работу 08.05.2021, последний рабочий период, за который будет введен остаток неиспользованного отпуска, - это период с 08.05.2023 по 07.05.2024 включительно.

Последний период остатков за прошлые годы отпуска "Основной ежегодный отпуск" должен захватывать дату остатков.

В результате заполнения раздела "Остатки отпусков по рабочим годам" в разделе "Права на отпуска" в колонке "Остаток" будет автоматически подсчитан остаток соответствующего вида отпуска, накопленный за несколько указанных рабочих периодов.

Важно! В случае, если на дату ввода остатков отпусков уже имеются документы Начисление отпусков или Прием на работу, необходимо дозаполнить и перепровести такие документы (в документе документы Начисление отпусков - указать рабочий период в верхней табличной части, в документе Прием на работу - заполнить вкладку Отпуска)

Введение права на отпуск кадровыми документами

Виды ежегодных отпусков, на которые работник, принятый после даты начала ведения остатков отпусков, будет иметь право, и количество дней таких отпусков, указываются в кадровом документе "Прием на работу", вкладка Отпуска.

Право сотрудника на Основной ежегодный отпуск автоматически отображается при приеме на работу на закладке Отпуска.

При необходимости есть возможность добавления других видов ежегодных отпусков при приеме на работу работника (отпуск пострадавшим на ЧАЭС, дополнительный ежегодный отпуск, дополнительный ежегодный отпуск на детей).

Если в периоде после начала даты учета остатков отпусков у работающего сотрудника появилось/прекратилось право на ежегодный отпуск (например, кроме основного, появилось/прекратилось право на ежегодный отпуск на детей), такое изменение вводим кадровым документом "Кадровое перемещение", вкладка Отпуска.

Для отпусков, которые были назначены ранее оставляем реквизит "Действие"- Не изменять.

Новые назначенные отпуска устанавливаем "Действие"- Утвердить.

Соответственно, для прекращения определенного вида отпусков "Действие"- Отменить.

Отражение данных по остаткам отпусков при начислении отпуска или при увольнении работника

Документ "Начисление отпусков рабочим организации" ОТПУСКНЫЕ:

Независимо от имеющегося права на отпуск для предоставленного отпуска в документе может быть введен период любой продолжительности. То есть отпуск может быть предоставлен и авансом.

Для ежегодных отпусков программой автоматически определяется период, за работу в котором заработано право на указанное в документе число дней отпуска.

Документ "Начисление отпусков рабочим организации" КОМПЕНСАЦИЯ ОТПУСКА или ВОЗВРАТ ОТПУСКНЫХ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ:

Перед расчетом компенсации неиспользованных отпусков (возвратом заранее выплаченных отпускных) ОБЯЗАТЕЛЬНО должен быть оформлен и проведен документ "Увольнение из организации".

Для компенсации отдельных видов отпусков создаем отдельные документы Начисление отпусков работникам организации" с видом Компенсация отпуска или Возврат отпускных при увольнении.

Выбираем Вид ежегодного отпуска для компенсации при увольнении и устанавливаем флажок Расчет при увольнении.

При этом осуществляется автоматическое заполняется реквизита "Дней/часов компенсации отпуска", равное количеству дней неиспользованных отпусков, за которые следует начислить компенсацию, или количество перерасходованных дней, за которые следует произвести удержание.

Возврат отпускных при увольнении:

Подтягиваем Первичный документ Начисление отпуска для корректного расчета суммы компенсации за перерасходованные дни отпуска.

Документ "Начисление отпусков работникам организации" КОМПЕНСАЦИЯ ОТПУСКА (без увольнения)

Заполнение документа аналогично заполнению при увольнении, но реквизит Дней/часов компенсации отпуска заполняется вручную согласно данных отчета Остатки отпуска.

Флажок Расчет при увольнении - не установлен.

Мониторинг "Остатков отпусков" сотрудников

Отчетом "Остатки отпусков" можно отследить данные об остатках отпусков сотрудников на определенную дату с детализацией по рабочим годам.

Отчет формируется в целом по всем сотрудникам организации, и есть возможность установить отбор по отдельному сотруднику и подразделению.

Остаток отпуска определяется как сумма остатка, введенного на дату остатков, и остатка, рассчитанного как разница заработанных (начиная с этой даты остатка) и фактически использованных отпусков, зарегистрированных после этой даты.