Работаете в BAS каждый день? Но используете ли вы все возможности? На самом деле программы семейства BAS имеют множество удобных инструментов и скрытых настроек, которые значительно упрощают работу, экономят время и делают программу более комфортной. И вот 12 функций, о которых часто забывают.

1. Панель избранных

Первое – это панель избранных. Находится в правом верхнем углу - звездочка, где вы сможете выбрать какие-либо элементы, справочники, документы, отчеты, выбрать те, которые вам нужны для ежедневного использования и иметь к ним быстрый доступ. Чтобы добавить в панель выбранных элемент, его можно открыть в разделе и установить звездочку сразу со стороны у элемента. Можно зайти в сам документ или отчет, и там тоже будет звездочка.

Например, вот сверки взаиморасчетов. И у нас в списке документов тоже звездочка возле данного списка. В самом списке избранных вы можете перемещать элементы между собой, можете устанавливать их как основные, чтобы они были выделены и прикреплены там, где вы сохраните их, и не изменялся их порядок. Чтобы удалить со стороны есть крестик или снимаете звездочку у самого элемента.

Также у нас есть история сразу у нашей панели избранных, где вы можете просмотреть последовательность ваших действий и если нужно, перейти к нужному элементу.

2. Встроенный поиск

Во всех программах BAS есть функция встроенного поиска. В любом списке справочника или списке документов вы можете им воспользоваться. Например, покажу на справочнике номенклатуры, где имеется обширный перечень элементов, а сверху строка поиска, в которую вы можете внести любые данные и получить все элементы, где найдутся эти показатели.

3. Массовое редактирование реквизитов.

Следующая функция – это массовое редактирование реквизитов. Можно выделить несколько элементов. Это могут быть элементы справочников, иногда документы, в которых нужно изменить данные и указать одинаковые. К примеру, если это наши справочники номенклатуры, мы можем всем номенклатурам указать одинаковую ставку НДС.

Или нужно изменить вид номенклатуры и переместить эти номенклатуры в другой вид. Для этого мы можем отобрать сразу несколько элементов, например, либо с помощью Ctrl и левой кнопки мыши выделяем нужные нам элементы, либо если у нас уже установлен какой-то отбор, например по виду номенклатуры и нам нужно изменить все, что есть в этом виде номенклатуры, мы можем воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl-A и выделяться все элементы, которые были по отбору. По кнопке ЕЩЕ, которая находится над списком, мы можем найти функцию изменить выделение.

Этой функцией мы можем увидеть список реквизитов, которые мы можем изменять. Как видите, здесь почти все реквизиты, которые есть в наших номенклатурах. И если нам нужно указать, например, производителя, или указать группу, или указать ту же ставку НДС, мы можем это сделать либо по порядку, либо одновременно все реквизиты.

Разрешаю редактирование, например, для ставки НДС и указываю, что всем номенклатурам должна быть установлена ​​ставка НДС 20%, чтобы она автоматически нам затем подставлялась при выборе этих номенклатур в документы. И нажимаю «Изменить реквизиты». Программа обрабатывает все выбранные элементы. И уже в самом элементе мы можем увидеть, что ставка установлена ​​20%.

4. Автоматические отборы и сортировка списка

Следующая функция – это автоматические отборы и сортировка списка. Например, в документах продаж мы имеем большой перечень документов реализации, акты выполненных работ, и мы хотим отфильтровать данные документы не только по тем элементам, которые уже есть в списке фильтров, а добавить свой фильтр.

Для этого с помощью кнопке «Еще» открываем «Настроить список». И в списке отборов или в списке сортировки мы можем добавить нужные нам настройки. К примеру, в отборе можем установить - отбор по контрагенту.

Добавляем этот отбор и нажимаем «Завершить редактирование». Теперь в верхней части шапки у нас появился элемент, в котором мы можем установить отбор по контрагенту, прописать нужное нам значение. И в списке будут отфильтрованы все документы по данному контрагенту.

Когда вы становитесь на любое значение, по которому хотите получить отбор, например это вид документа «Акт выполненных работ». По правой кнопке мыши у нас есть функция «Найти». И будет то значение, которое вы выбрали – вид документа.

Или же эта функция также скрывается в кнопке «Еще» – «Найти» и вид документа в данном случае. И тогда этот отбор будет виден в шапке как дополнительный отбор. Их может быть несколько, это может быть любое значение в списке.

Например, можем также отобрать контрагента, не устанавливая отбор в шапке. «Найти контрагент пространство» и убрать этот отбор.

5. Быстрое копирование документов

Следующая функция – это быстрое копирование документов. Вы можете скопировать идентичный документ, создать новый на основании, правая кнопка мыши – «Скопировать» или использовать F9. И тогда документ создастся с теми же реквизитами, которые мы избрали. Здесь заполнена уже номенклатура, заполнены данные о наших контрагентах, поставщиках, составе.

Если нужно внести изменения, так как это новый документ, вы вносите изменения и проводите этот документ снова же.

6. Создать следующие документы на основе предыдущего

И кроме этого у нас есть возможность создать следующие документы на основании предыдущего. Для этого во всех документах есть такая кнопка «Создать на основании». Мы можем создать следующие документы, чтобы упростить их заполнение.

Например, продать закупленный товар либо создать документ оплаты за товар, либо переместить с одного склада на другой. Например, сформируем реализацию товаров и услуг, вкладка товара уже заполнена с этим количеством, которое было в нашем приобретении. Нам необходимо только установить, кому мы это продаем, по каким условиям, то есть, договоры или оферты, и провести данную операцию, что значительно упрощает работу и ускоряет заполнение документов.

В разных документах будет разный список элементов, которые вы можете создать на основании.

7. Групповое проведение документов в форме списка

В программах также есть функция группового проведения документов в форме списка. К примеру, нам нужно провести сразу несколько документов поступления товаров.

Заходим в «Покупки», «Документы покупок», и у нас есть несколько не проведенных документов, и нам их нужно провести. Выделяем требуемые документы с помощью клавиши Ctrl и левой кнопки мыши. И за кнопкой «ЕЩЕ» сверху у нас есть функция «Провести», или с помощью правой кнопки мыши есть функция «Провести».

В таком случае у нас будет последовательное проведение всех выделенных элементов, что значительно ускоряет работу.

8. История изменений документов

Далее хочу показать вам интересную функцию, которая может быть полезна. В программах можно включить историю изменений документов, чтобы вы могли контролировать, кто и когда вносил изменения в документы.

Чтобы включить данную функцию, она часто находится в общих настройках как «История изменений». В некоторых конфигурациях именно настройка может находиться немного в других разделах настройки, но называется она «Сохранять журнал изменений». Если эта функция включена и произведены настройки, то есть мы по каждому документу можем установить, на каком этапе записывать историю изменений, а также можем настроить какой срок хранения версий, или бессрочно, или только где определенный период хранятся эти наши журналы. Это все зависит от этих настроек, которые вы укажете. В документах появляется функция.

Сверху в шапке документа у нас есть такая кнопка, как карандаш с часами «История перемен». Когда вы в него заходите, вы видите, какой пользователь, какой датой, что именно изменил. К примеру, мы зайдем в любой документ и изменим какие-то реквизиты, чтобы проверить историю перемен.

Например, изменим количество продаж, можем изменить цену, например, или изменим условия продаж. Можно изменить сразу несколько элементов или можем еще указать другую ставку НДС. В общем, «История изменений» будет сохранять все изменения, которые мы указали.

Провожу этот документ и перейду в «Историю перемен». В «Истории перемен» мы видим каждую дату, каждую запись, которая была осуществлена. Мы можем открыть каждую предварительную версию, перейти к ней, зафиксировать ее как основную, и главное, мы можем их сравнить.

Например, я выделю первую версию и последнюю и нажав кнопку «Сравнить». В сравнении версий мы будем видеть выделенные значения, которые были изменены. Здесь есть разные метки, которые будут также отображаться цветом. К примеру, измененные элементы будут голубые, убраны, изъятые реквизиты будут красными, новые значения, добавленные в документ, будут зелеными. И мы можем сравнить, как видите, изменение ставки, изменение суммы, изменение стоимости и общую информацию, которая у нас изменилась по данному элементу. То есть можно будет проверить, во-первых, а во-вторых, если изменения были некорректными, можно восстановить предыдущую версию документа.

9. Вывод логотипов в печатных формах

Следующая функция, о которой часто спрашивают нас клиенты, это вывод логотипов в печатных формах, например счетов на оплату. Эти настройки уже есть в наших конфигурациях, поэтому вы можете ими воспользоваться. В настройках организации на закладке «Настройка печати» у нас есть возможность добавить логотип.

К примеру, давайте добавим любую картинку для проверки. Сохраним эти настройки. И в счетах на оплату, в коммерческих предложениях, заказах клиента или товарных чеках этот логотип будет выводиться.

Мы можем сразу проверить предварительный просмотр, как это будет выглядеть.

10. Экспорт данных в Excel 

Еще одна функция – это экспорт данных в Excel. Если у нас есть список документов или какой-нибудь справочник, который мы открываем для просмотра, выделить эти элементы и перенести в Excel просто мышкой не получается.

Но для такой возможности в кнопке «Еще» спрятана у нас функция «Вывести список». Это может быть как список справочника, так и список документа, где вы можете выбрать, в каком формате выводить данные, табличный документ или текстовый документ. Вы можете установить, какие колонки выводить из списка.

И при нажатии кнопки Ок у нас выводится этот список в форме таблички, откуда вы можете скопировать данные, переместить в Excel, или сразу функцию Сохранить в правом верхнем углу, сохранить эту табличку в формате Excel и дальше использовать для работы.

11. Изменить настройки вида окна

Многие не знают, что в программах BAS можно изменить настройки вида окна, изменить положение размещения окон или убрать ненужные вам разделы. В настройках возле пользователя по кнопке вы можете открыть «Настройки», где есть «Настройки панелей», «Настройки начальной страницы» и «Настройки панели разделов».

«Настройки панелей» – это возможность переместить панели, например панель открытых элементов, чтобы была не сверху, а снизу, например, переместим, или добавить панель выбранного или панели истории в какую-то часть вашего окна, чтобы они не скрывались в кнопках сверху. Затем эти изменения уже применяются и вы можете использовать другой вид программы.

Если у нас будут «Настройки начальной страницы», то это будет настройка этой первой страницы при записи. У меня сейчас здесь выводятся текущие дела и новости ИТС, если у вас подключено оно. Если эти данные не нужны, можно на начальную страницу вывести реестр торговых документов. Например, я уберу, уберу все и добавлю только реестр. Теперь на начальной странице будут все документы, которые у нас есть по торговой деятельности.

Если «Настройка панели разделов», значит, мы можем убрать из панели разделы, которыми вы не пользуетесь, или они вам просто лишние в виде. Например, если нас сейчас не интересуют последние разделы, я могу их перетащить, могу удалить, и они уберутся из виду.

Например, мне как пользователю не нужны кадры и зарплата, потому что я, например, с ними не работаю. Поэтому я могу их перебрать, список разделов снизится и будут только те, которые нужны мне для работы. После сохранения изменений эти настройки действительны только для текущего пользователя. Все остальные пользователи могут выполнять отдельные настройки.

12. Сохранение собственных вариантов отчетов 

Еще одна функция, которая точно вам нужна – это сохранение собственных вариантов отчетов. Когда вы можете настроить отчет под ваши потребности, сохранить его и использовать в формате.

К примеру, у меня есть отчет «Ведомость по товарам на складах». В типичном виде здесь у нас в перечне есть состав и номенклатура в соответствии с количествами поступления, расхода и окончательного остатка. Но у меня в программе могут быть дополнительно виды номенклатуры.

Возможно, я хочу добавить какую-нибудь дополнительную информацию, вывезти из самой номенклатуры. И все это можно сделать. В настройках, например, давайте добавим сейчас в структуру, чтобы номенклатура была поделена не по слогам, а по видам номенклатуры.

Перехожу в структуру. Следует переключить в данной конфигурации в расширенный вид. Функцию «Состав» я заменю на «Вид номенклатуры».

"Вид номенклатуры" у нас указан в самой номенклатуре, поэтому раскрываю номенклатуру и ищу в списке вид номенклатуры. Вид номенклатуры под ним номенклатура характеристики серии. Давайте сейчас посмотрим вид отчета.

Вот я вижу в разрезе каждого вида номенклатуры, единицы измерения количество штука. К примеру, мне еще будет удобно делать отбор по виду или по номенклатуре и мы можем это сделать как настройку. К примеру, перейти в настройки, на вкладку отборы и добавить в список возможные отборы, которые нам нужны для частого использования.

К примеру, у нас здесь уже есть отбор по составу, номенклатуре и артикулю, но обратим внимание, что в шапке отчета у нас есть только возможность указать состав. В настройках также у нас есть напротив каждого отбора такие отметки, которые отображают, где именно будет виден этот отбор. Звездочка означает, что отбор будет виден в шапке нашего отчета.

Я добавлю в шапку отбор по самой номенклатуре. Как видите, здесь есть варианты, показывать ли в настройках отчета или только в шапке. И добавлю также отбор по виду номенклатуры.

Опять же, ищу список номенклатуры, раскрываю ее и выбираю вид номенклатуры. Также в этих настройках можно изменить название для шапки отчета. Устанавливаю в шапку и в заголовке укажу только вид номенклатуры.

Кроме этого, есть еще условия отборов, где вы можете указать равно, либо в списке, либо в группе, то есть тот вариант, который вам удобен для использования. Если мы изменили настройки, чтобы отборы были в шапке отчета, формирую их, и теперь у нас появилась в шапке возможность добавить эти настройки. И потом ими воспользоваться.

Вот такой отчет, например, мне полезен, я его буду использовать. В кнопке выбора отчетов у нас есть сохранить вариант отчета, или эта функция еще есть по кнопке «Еще» – «Варианты отчета сохранить». При сохранении вы можете указать наименование, которое вам потребуется.

У меня это будет ведомость по товарам по видам номенклатуры. Также можно выбрать, кто будет видеть этот отчет и кто может им пользоваться, либо только автор, либо пользователи, которых мы выберем. Можно добавить описание, и если нажмем кнопку «Далее», тогда есть возможность установить, где будет показываться этот отчет.

К примеру, сейчас он отображается в разделе «Состав» в анализе запасов. Но параллельно мы можем этот отчет вывести, например, и в «Продаже», в раздел «Продажи», или в раздел «Покупка». Это будет ссылка на один и тот же отчет.

Мы его сохранили, и в списке отчетов мы видим теперь наш отчет «Ведомость по товарам по видам номенклатуры». Можем его сформировать и им воспользоваться. Если вы перешли к другим подобным отчетам, то этот отчет также сохраняется как варианты отчета, и по кнопке «Другие отчеты» можно выбрать предыдущие варианты или другие варианты, которыми вы пользуетесь.

Вот и все 12 полезных функций, которые помогут вам работать быстрее, удобнее и эффективнее. Даже небольшие настройки и инструменты могут существенно сэкономить ваше время, уменьшить количество рутинных операций и сделать ежедневную работу в программе более комфортной.