Как подготовить компанию к проекту автоматизации? (видео выступления)

Выступление Алины Панькевич, руководителя отдела управления проектами ГК «RASK» на IN-AGRO Finance Club - 10-12 апреля 2025:

"Давайте пообщаемся с вами о том, каким образом подготовить вашу компанию к проекту автоматизации. Вообще, проект автоматизации - это тактический шаг на пути к стратегическому развитию вашей компании. Это не просто про технологию, это про изменение компании, про ее трансформацию.

И самое главное, на каждый проект, пожалуй, это не только касается автоматизации, а вообще каждого проекта в вашей жизни - формулировать корректно цель. Я рекомендую устанавливать цели на ваши проекты согласно определенным параметрам SMART-версии:

S. Ваша цель должна быть конкретна. Например, оптимизировать учет готовой продукции на складах.

M. Ваша цель должна быть измерима. Вы должны в определенный момент понять, достигли вы ее или нет. Например, в нашем случае это уменьшить количество ручных операций на 50%.

A. Ваша цель должна быть достижимой. То есть вы должны понимать, что действительно на рынке есть такое программное обеспечение или инструменты, которые смогут автоматизировать эти ручные операции. То есть, оно не должно быть эфемерным.

R. Следующий параметр - это актуальность. Каждая цель должна соответствовать запросу вашего бизнеса здесь и сейчас.

T. И ваша цель должна быть ограничена во времени, поскольку вы рискуете потерять актуальность этой цели.

Мир активно меняется. Ваши компании меняются. Они могут даже менять на 180 градусов свой вектор развития, менять виды деятельности. И автоматизация тех направлений, которые потенциально будут завершены - это не является вашей целью.

Следующий шаг - формирование команды.

Чаще всего наши клиенты привлекают подрядчиков, которые имеют определенный опыт, экспертность и понимание в процессах производства.

У нас есть своя команда с четко определенными ролями и функциями. Но, к сожалению или к счастью, такие проекты не обходятся без команды-заказчиков. Традиционно организационная структура такой команды со стороны заказчика выглядит примерно так:

• Спонсор проекта, который решает, что мы стартуем с определенным проектом автоматизации. Это человек, который управляет ресурсами и финансирует проект.
• Куратор проекта, который выполняет координационную функцию между вашей командой и владельцами бизнеса. Он транслирует стратегию и решения от руководства.
• Руководитель проекта со стороны заказчика. Это мой партнер, это мой товарищ на весь проект. Это человек, который ответственен за достижение целей, которым мы установили ранее. Он выполняет функцию мониторинга, контроля, коммуникации. На самом деле очень много функций. Но обращаю внимание, это должен быть четко определенный человек с четко прописанными ролями.
• Руководители предприятий, которых нужно привлекать. Это люди, которые имеют право решать вопросы и принимать эти решения на уровне предприятия и ставить задачи сотрудникам, для того, чтобы они выполнялись в проектах.
• Владельцы бизнес-процессов. Это люди, которые устанавливают требования к системе.
• Ключевые пользователи, которые тестируют систему во время внедрения, и конечные пользователи, те, что уже по факту используют ее.

В этой организации отсутствует одна роль. На самом деле ее очень часто игнорируют, и она где-то неформальная. Но это плохая идея, ее надо формализовывать и определять ответственного. Это роль change-менеджера - человека, который управляет процессом изменений. Кажется, будто пришел подрядчик, он сказал вам, вот такой план действий, мы движемся, все классно, но есть человеческий фактор, с которым нужно работать. Он есть абсолютно везде. И опять же, это не только о проекте автоматизации, хотя мы сегодня смотрим через эту призму.

Какие ключевые функции этого change-менеджера? Этот человек должен управлять и определять своих стейкхолдеров - вашу команду. Он должен контролировать их вовлеченность. Это анализ рисков сопротивления изменениям. Нужно постоянно общаться с вашими стейкхолдерами, принимать обратную связь. Обеспечение эффективной коммуникации в соответствии с выгодами, которые может получить каждый сотрудник от проекта автоматизации.

И на самом деле это совсем не очевидно, хотя казалось, что каждый работник может получить какой-то эффект оптимизации своей деятельности, какого-то процесса. Они об этом могут не знать и не догадываться, и воспринимать это как проблему. Поэтому снова - коммуникация и объяснение и привлечение. Организация обучения. Это могут быть тестирования в соответствии с пройденным курсом. И эффективность принятия изменений через новую коммуникацию, опросы и аналитику поведения пользователей.

Стадии восприятия по теории Кюблер-Росс, которые наблюдаем почти в каждом проекте:

• Первое состояние - это шок. Приходит руководитель и говорит «Будем жить по-новому». Шок. Что будет дальше? Неизвестно вообще. Где я в этом процессе? Что меня ждет?
• Отрицание. Что здесь может быть? Мы и так работаем, все классно, все понятно, годами все прогнозируемо, понятная аналитика, инструменты. Зачем это вообще все?
• Гнев, депрессия. Вот тут важно либо не довести, либо перескочить, чтобы, как можно легче пережить это сопротивление. Здесь может быть саботаж, его нужно вам идентифицировать обязательно.
• Экспериментирование. Это процесс, когда люди такие, окей, попробуем эту систему, а вдруг она отработает лучше, удобнее. Поэтому здесь люди начинают немножко привыкать.
• Принятие. Оно наступает только в том случае, если правильно подобрали программное обеспечение, которое соответствует вашим потребностям и действительно дает результат. Здесь важны методология этого процесса внедрения и собственно подрядчик.

Согласно исследованию компании Prosci, проекты с отличным управлением изменениями имеют в 6 раз выше шансы достичь своих целей.

Какие реальные страхи перед вашими сотрудниками?

Работники, которые годами работают в системе, по крайней мере те, которые работают долго, а бухгалтер не меняет работу ежегодно, по крайней мере, по моему опыту - они не доверяют новой системе. Им понятно где они сейчас, а там - неизвестность.

Конечно, любые изменения в нашей жизни, они требуют дополнительных усилий и вызывают психологический дискомфорт. Это факт. Как работать? Опять возвращаемся к коммуникации. Нужно со всеми общаться, объяснять, что проект автоматизации - это не угроза.

Да, это временная дополнительная работа, это временная нагрузка, но это шанс для роста бизнеса.

И здесь я немного подробнее остановлюсь на том, что надо привлекать к проектам амбасадоров изменений. Это те люди, которые быстро адаптируются к изменениям и в процессах, и в системах, и в жизни.

Вы должны их идентифицировать. Но на самом деле это должен делать руководитель проекта с вашей стороны. Те люди, которые могут обучать людей, те люди, которые активно продвигают ценность автоматизации на вашем предприятии, и они должны быть формальными или неформальными лидерами, к этим людям должны прислушиваться, их мнение должны уважать, они должны быть открыты к новым технологиям и мотивированы улучшать бизнес, улучшать рентабельность бизнеса и стимулировать достижение целей.

Лучшие амбасадоры - это главный бухгалтер, бухгалтеры по направлениям, финансисты, экономисты. Если эти люди заинтересованы в проекте, это огромная доля успеха для вашего предприятия. И наоборот.

Напоследок хочу сказать, что люди должны быть замотивированы. Какая может быть мотивация, выгода для каждого из них? Повышение квалификации. Новая система это возможность учиться и быть в тренде. И проект это прекрасная возможность выйти из зоны комфорта, выйти из привычных процессов и проявить себя с помощью других своих качеств. Это возможность на повышение. И это имеет место в каждом проекте.

Конечно, с финансовой стороны это могут быть бонусы, премирование. Я советую, чтобы это было не в финале проекта, а систематически, для того, чтобы люди понимали, что их ценят. Это дополнительная работа, дополнительная нагрузка, она соответственно оценена. Что касается ментальных, мотивационных мероприятий, это признание достижений. Каждый человек хочет понимать, что то, чем он занимается, то, во что он вкладывается, оно ценно для компании. И публичное признание, оно на самом деле также должно быть.

И напоследок, я хотела сказать о том, что проекты, это не только о технологиях, о программном обеспечении. Это возможность трансформировать вашу компанию, ваши бизнес-процессы, ваше мышление, отношение к вашей компании на рынке. Желаю вам успешных проектов, мотивированных команд, обращайтесь к нам..."