Інструкція: Облік використання пального для роботи транспорту та сільгосптехніки в "BAS АГРО. Бухгалтерія"

У статті розповімо, які налаштування впливають на заповнення подорожніх листів автотранспорту та сільгосптехніки; як відобразити заправку та списання пального; документування списання пального в конфігурації «BAS АГРО. Бухгалтерія».

Діяльність кожного сільгосппідприємства пов’язана із застосуванням техніки. Одна з основних складових обліку витрат машинно-тракторного парку – облік паливно-мастильних матеріалів (далі – ПММ): заправка, списання ПММ в межах норм та понад норму, облік залишків у баках транспортних засобів (далі – ТЗ), документування руху ПММ тощо. Розглянемо відображення таких операцій у «BAS АГРО.Бухгалтерія».

Початкові налаштування в інформаційній базі

Для коректного відображення руху ПММ у ТЗ необхідно здійснити первинні налаштування перед початком роботи.

1. Установити склад обліку – паливо в баках ТЗ (Головне – Параметри обліку (Ін-Агро))

2. Ввести відомості про залишки палива в баках окремих ТЗ (Транспорт – Оприбуткування палива в баках)

3. Налаштувати рахунок обліку ПММ (Довідники – Номенклатура – Режим зміни групи ПММ – гіперпосилання у верхній частині Рахунки номенклатури)

4. Заповнити довідник «Марки автотранспорту», зазначивши для кожної марки вид та тип техніки

5. У картці ОЗ транспорту встановити прапорець «Автотранспорт» та обрати модель автотранспорту

6. Заповнити регістр відомостей «Транспортні засоби»/»Сільгосптехніка».

Відпуск ПММ зі складу

Відпуск ПММ для кожного окремого ТЗ відображається в документах «Подорожній лист вантажного автомобіля» та «Подорожній лист тракториста-машиніста» на вкладці «Пальне». У табличній частині зазначається вид ПММ (якщо пальне зазначено як основне в регістрі відомостей «Транспортні засоби»/ «Сільгосптехніка», заповнюється автоматично за допомогою кнопки «Заповнити»), склад, з якого відпускаються ПММ, а також кількість та одиниця виміру відпущеного палива.

У конфігурації відпуск ПММ фіксується у спеціалізованій формі Лімітно -забірна карта (№ ВЗСГ-1) . Відповідна друкована форма формується з документів «Подорожній лист вантажного автомобіля»/ «Подорожній лист машиніста-тракториста».

Витрачання ПММ

Загальну кількість витраченого пального фіксують у подорожніх листах (вкладка «Пальне», нижня таблична частина).

Деталізація норми та витрат пального в розрізі кожної технологічної операції відображається в подорожніх листах на вкладці «Нарахування». Якщо потрібно відкоригувати фактичну витрату за рядками – установлюємо прапорець «Редагування» й відповідно змінюємо фактичні витрати.

ВАЖЛИВО! Підсумкова кількість фактичної витрати після коригування має збігатися з кількістю списаного пального на вкладці «Пальне», інакше документ не проведеться.

Списання понад норму фіксується на вкладці «Пальне» – установлюємо прапорець «Виділити перевитрати палива», зазначаємо рахунок та статтю витрат. У результаті проведення витрата понад норму списується на цей рахунок.

Для коректного розрахунку витрат пального в межах норми потрібно розуміти таке.

Для автотранспорту можливе списання пального за літньою або зимовою нормою. Норми зазначаються в регістрі «Транспортні засоби» або в регістрі відомостей «Роботи автотранспорту», безпосередньо прив’язаному до Технологічної операції. Застосовується за замовчуванням літня норма, а в разі встановлення прапорця «Використовувати зимові норми» на вкладці «Паливо» – зимова норма.

Для сільгосптехніки в регістрі відомостей «Види робіт сільгосптехніки» необхідно зазначити, до якого показника застосовуватиметься норма (до виконаного в натурі, до годин, до га, до умовних га).

Надбавки до норм витрачання пального можна зазначити на вкладці «Надбавки». У довіднику «Надбавки» можливо створити окремі надбавки до норми списання (у відсотках або одиниці виміру пального). Відповідно до зазначеної величини розраховуватиметься додаткова витрата до норми.

Важливо! Після заповнення всіх даних на вкладках «Роботи», «Пальне» і «Надбавки» , та щоразу після зміни даних щодо пального потрібно перейти на вкладку «Додатково» та перерахувати залишки в баку за допомогою кнопки «Розрахувати».

Передача, зливання пального

Іноді виникає потреба швидкої заправки ТЗ. У такому разі можлива дозаправка одного ТЗ паливом з іншого. Для відображення такої операції використовується документ «Передача палива».

Для відображення зливання пального з баку ТЗ використовується документ «Злив».

Періодичність формування подорожніх листів. Документування

Подорожній лист за ТЗ можливо формувати за один день, а можна і за період (тиждень, пів місяця, місяць). Для внесення даних за період потрібно встановити прапорець «Зведений» у шапці документа та в кожному рядку зазначити період, за який вносяться дані.

Перевірити коректність розрахунків фактично списаного пального можна, сформувавши друковану форму «Довідка-розрахунок» (формується як для автотранспорту, так і для сільгосптехніки з подорожніх листів).

Друкована форма «Подорожній лист» (формується як для автотранспорту, так і для сільгосптехніки з подорожніх листів) та є внутрішньою розробкою конфігурації в довільній формі. Вона відображає норми витрат, витрати ТЗ а також основні показники виробітку.

Друкована форма «Подорожній лист розширений» (формується з Подорожнього листа вантажного автомобіля) – типова форма № 2, яка заповнюється даними подорожнього листа.

Окремого документа для легкового транспорту в конфігурації не передбачено, заправлення та списання пального також проводиться в документі «Подорожній лист вантажного автомобіля». Друкована форма, передбачена для легкового автотранспорту – «Подорожній лист легкового автомобіля», заповнюється даними з документа.

Друкована форма «Подорожній лист трактора» (формується з Подорожнього листа тракториста-машиніста) не заповнюється автоматично, а є бланком, який можна роздрукувати для подальшого заповнення обліковцем від руки.