BAS Малий бізнес: Огляд можливостей для ефективного управління підприємством

Кожен, хто розуміється на бізнесі, знає: мати найкращий продукт, сучасне обладнання, кошти на рахунку та професійну команду — це лише половина успіху. Головне завдання власника або керівника полягає в об’єднанні всіх наявних ресурсів у єдину систему, що працюватиме максимально ефективно.

Це складне завдання, яке неможливо вирішити без належного інструментарію. Потрібна система, що дозволить взаємодіяти з усіма ресурсами компанії одночасно. Сьогодні ми познайомимо вас із таким інструментом. Про можливості програми розповідає Денис, консультант відділу проєктних впроваджень Групи компаній RASK — компанії, що посідає третє місце у Спілці автоматизаторів бізнесу.

Про BAS Малий бізнес

Ми розглянемо одну з найпопулярніших конфігурацій лінійки BAS — BAS Малий бізнес. Ця програма поєднує в собі широкі можливості, не перевантажуючи користувача зайвим функціоналом. Вона має зручний і гнучкий інтерфейс, легко адаптується під різні потреби бізнесу, проста у впровадженні та виправдовує кожну інвестовану в неї копійку.

Інтерфейс

Інтерфейс програми простий, інтуїтивно зрозумілий і водночас функціональний. Весь інструментарій поділений на розділи, що відповідають конкретним напрямам діяльності компанії. При активації розділу користувачу відкривається перелік доступних команд.

Всі довідники, документи та звіти мають зрозумілі назви. Навіть якщо ваш менеджер вперше сяде за комп’ютер із встановленою програмою, йому не знадобиться багато часу, щоб освоїтися та надрукувати перший прайс або сформувати замовлення покупця.

Крім того, працювати з BAS Малий бізнес можна не лише в офісі. Система доступна через браузер удома або в дорозі, а також має мобільну версію для роботи зі смартфона.

CRM

BAS Малий бізнес допомагає організувати роботу на основних ділянках підприємства, починаючи з системи взаємодії з клієнтами — CRM. Облік ведеться у розрізі двох довідників:

• Ліди — потенційні клієнти, які виявили зацікавленість. Картку ліда можна створити вручну або завантажити списком із зовнішніх файлів. Після успішної взаємодії лід одним натисканням кнопки конвертується в контрагента.
• Контрагенти — постійні клієнти зі статусами «покупець» або «постачальник».

Взаємодія з базою ведеться в розрізі документів подій. Це дозволяє накопичувати історію незалежно від того, хто був ініціатором події: менеджер, який здійснив дзвінок, чи бухгалтер, який відтворив документ. У будь-який момент можна переглянути повну історію взаємодії безпосередньо з картки контрагента. Також за допомогою подій можна планувати майбутні дії, встановлюючи статус «Запланований».

Функціонал  програми пропонує планування не лише взаємодії з клієнтами, а й повсякденної занятості персоналу та інших ключових ресурсів нашої організації. Для цього в програмі використовується документ в «Завдання на роботу», де вказується виконавець, тип події та період виконання. Всі заплановані події та роботи відображаються в одному місці – у вигляді календаря.

По суті, це ресурс для онлайн-моніторингу занятості у вигляді календаря. І він дає можливість кожному працівнику відслідковувати власні заплановані справи. А також це інструмент для керівника, який дає змогу візуалізувати завантаженість співробітників і приймати рішення про перерозподіл робіт.

Програма дозволяє уникати багатьох помилок, оскільки BAS Малий бізнес  дозволяє створити цілу систему для ведення справ – нагадування, бізнес-правил, точок контролю. Для прикладу розглянемо механізм правила робочого процесу. Ви можете створити правило, за яким при виконанні певних умов потрібно буде зробити власну дію, про що користувачу буде повідомлена програма.

Продажі

У будь-якій організованій діяльності зазвичай виділяємо три основні етапи – планування, реєстрація господарських операцій, що фактично відбулися, аналіз фактичного результату діяльності та порівняння його з планом та попереднім періодом.

Це твердження власне характеризує конфігурацію BAS Малий бізнес, адже в кожному з розділів, представлених у програмі, є документи для відображення операцій планування, а також відображення інформації про події, що вже фактично відбулися, і набори звітів, за допомогою яких можна провести аналіз. 

У програмі можна зареєструвати план продажів, що буде орієнтиром для керівника і менеджера з продажів в роботі, а також, можливо, і стимулом до ефективної роботи для наших менеджерів. Для цього в програмі є спеціальний документ – план продажів, за допомогою якого можна зафіксувати план продаж за певний період в розрізі підрозділів, категорій номенклатури, номенклатурних груп чи певних позицій-номенклатури для менеджерів, що здійснюють продажі.

Згодом ці дані можуть бути використані для аналізу діяльності і порівняння з фактично отриманими результатами за допомогою спеціального звіту. А також ці дані можна використати для нарахування премій працівникам за результатами роботи. Список замовлень покупців містить зручні піктограми, що інформують про стан оплати та відвантаження. Якщо терміни прострочено, піктограма стає червоною, сигналізуючи менеджеру про проблему, що дає можливість дуже швидко зрозуміти ситуацію з замовленнями, що склалося навіть не формуючи звіти. А якщо і цього недостатньо, для списку документів можна налаштувати ще й власне правило. 

Окремою перевагою є реалізація довідника номенклатури:

• Налаштування колонок із залишками та актуальними цінами прямо у списку.
• Використання штрих-кодів, фотографій та файлів у картці товару.
• Відображення динаміки цін та продажів у вигляді графіків.

В карті номенклатури відображається графік з динамікою цін та динамікою з даними про продажі цієї номенклатури. На окрему увагу заслуговує функціонал по формуванню цін номенклатури та налаштуванню знижок покупців. Ціни можуть вводитися вручну або розраховуватися автоматично за заданим алгоритмом. 

Наприклад, можна зареєструвати ціни на наші товари від постачальників і, скажімо, вироби. З цих цін, скажімо, вибрати середню або найбільшу чи останню, додавши до неї певний відсоток націнки і сформувати відповідно нашу ціну продажу. Можна встановити різні відсотки націнки для товарів, що відносяться до різних цінових груп. За потреби в програмі можна автоматизувати формування цін за будь-якою ціновою політикою.

Адже, крім стандартних варіантів формування цін, ми можемо створити і власний, сформувавши довільний запит до нашої програми.

Знижки у BAS Малий бізнес можуть бути ручні і автоматичні. Призначення ручних знижок віддається на розсуд користувачу, і він може в документі самостійно задати знижку, казати її відсотком або сумою для всього документу або окремих товарів.

Для автоматичних знижок налаштовується правило надання, і такі знижки від користувача не залежать. Вони автоматично самопроставляються під час опрацювання деяких наших правил. Програма самостійно визначає, чи виконані необхідні умови для знижок, і автоматично приймає рішення про застосування наших знижок.

Крім того, функціонал із автоматичними знижками можна використати для видання продавцю повідомлення. Наприклад, про привітання з днем народження клієнта, або про інформування про подію чи акції, що проводяться компанією. 

Для проведення аналізу ефективності торговельної діяльності компанії в цілому у програмі передбачено розділ «Аналітика», який, наповнений різноманітними звітами. До прикладу, звіт продажів, містить інформацію про кількість проданих одиниць і виторгу у валюті управлінського обліку.  

За допомогою встановлених прапорців можна розширити  додаткові колонки з відомостями про собівартість товару, валовим прибутком, націнкою, рентабельністю, кількістю документів і суми ПДВ. Також цей звіт можна сформувати лише по конкретному покупцю, по конкретній номенклатурній позиції чи номенклатурній групі, проаналізувати об'єм продажів по кожному менеджеру компанії.

Якщо говорити про ефективність менеджерів компанії, для цього аналізу в програмі передбачений звіт динаміки продажів менеджерів.

Також розділ, наповнений звітами, що дають змогу, скажімо, оцінити стан взаєморозрахунків, відстежити заборгованість кожного покупця. Якщо є потреба ідеалізувати терміни боргу можна скористатися звітом заборгованість покупців за термінами боргу, який містить кілька колонок і у відповідності до того, який період минув від дати виникнення відносин, ту чи іншу суму заборгованості у відповідну колонку буде вписано в цьому звіті.

Звіт відвантаження та оплати за замовленнями дозволяє проаналізувати склад і процес замовлень покупців. Звіт, згрупований за замовленнями. Для кожного розраховується відсоток виконання та кількість позицій номенклатури. Таким чином, за допомогою звіту, можна визначити необхідність у закупівлі або виготовленні тієї чи іншої номенклатурної позиції, необхідної для виконання замовлень в даному випадку. 

Роздрібні продажі

Для роздрібної торгівлі передбачено спеціальне Робоче місце касира (РМК). Воно спроєктоване максимально зручно, без зайвих кнопок і містить лише найважливіший функціонал, без зайвих кнопок, які можуть вносити плутанину. Є можливість налаштувати список швидких товарів та гарячі клавіші, а також підключити фіскальний реєстратор для миттєвого друку чеків. 

Для проведення аналізу роботи роздрібного магазину в програмі передбачений звіт, що дозволяє визначити, які з торгових точок працюють найбільш ефективно і оцінити пропускну здатність касирів. У звіті відображається інформація за всіма товарами, проданими через каси за вказаний проміжок часу, а також суму виручки, отриману готівкою і картою, кількість чеків і середній чек. 

ЗАКУПІВЛІ

Для того щоб відвантажити товар покупцю, його необхідно спочатку отримати. Самі по собі товари на складі не з’являються — зазвичай ми отримуємо їх від постачальників або виробляємо самостійно. Але навіть якщо ми самі є виробниками, нам все одно знадобиться сировина.

У BAS Малий бізнес передбачено спеціальну підсистему, яка значно спрощує роботу працівників, відповідальних за закупівлі, продажі та виробництво. Для фіксації домовленостей із постачальниками використовується документ «Замовлення постачальнику». На основі цих документів формуються графіки поставок, якими можуть користуватися менеджери з продажів під час прийому замовлень або майстри в цеху для планування випуску продукції. 

Замовлення постачальнику можна заповнити вручну або створити на підставі інших документів, наприклад, «Замовлення покупця» чи «Замовлення на виробництво». Крім того, у програмі є спеціальна обробка «Розрахунок потреб», яка дозволяє в автоматичному режимі опрацювати всі потреби в запасах і пакетно сформувати замовлення постачальникам. 

Для відображення фактичного надходження запасів на склад використовується прибуткова накладна. Витрати, пов’язані із закупівлями, що мають бути включені до собівартості, додаються до накладної як «додаткові витрати» або «витрати при імпорті». Також програма дозволяє вести комісійну торгівлю: фіксувати надходження товарів на реалізацію та звітувати за продані позиції.

Якщо ваша діяльність полягає у наданні послуг або виконанні робіт, варто звернути увагу на документ «Замовлення-наряд». Він особливий тим, що поєднує у собі функціонал замовлення покупця, замовлення на виробництво, акта виконаних робіт і видаткової накладної. За допомогою замовлення-нарядів зручно планувати та обліковувати сервісні роботи з коротким виробничим циклом: наприклад, послуги перукарень, ремонт взуття чи одягу, мийки тощо.

Для планування випуску складнішої продукції чи послуг призначений документ «Замовлення на виробництво». У ньому вказується перелік продукції, необхідні матеріали та операції. Також за його допомогою можна планувати завантаження ресурсів підприємства: працівників, бригад, обладнання чи цехів. Спеціальна обробка «Планувальник ресурсів» дозволяє аналізувати календарний план робіт за обраний період (день, тиждень, місяць).

Програма дозволяє зберігати інформацію про технології випуску та нормативний склад продукції через Специфікації. Для підприємств, що працюють під індивідуальні замовлення, корисною буде функція параметричних специфікацій. У них перелік матеріалів та їх кількість автоматично перераховуються залежно від параметрів, вказаних менеджером під час прийому замовлення. Це дозволяє миттєво оцінити орієнтовну вартість виконання та запропонувати клієнту вигідну ціну.

Для відображення фактичного випуску продукції та списання матеріалів призначений документ «Виробництво», а для фіксації технологічних операцій співробітниками — «Відрядний наряд». Якщо процес триває кілька днів, виробництво можна розділити на етапи з автоматичним формуванням документів по кожному з них. Для оперативного контролю передбачені звіти: «Собівартість випуску», «План-фактний аналіз виробництва» та «План-фактичний аналіз собівартості».

СКЛАД

Коли матеріали чи продукція надходять на склад, необхідно правильно організувати їх зберігання. Підсистема складського обліку в BAS Малий бізнес містить увесь необхідний функціонал:

• Облік за різними місцями зберігання та переміщення між складами.
• Проведення інвентаризацій, оприбуткування, списання та відображення пересортиці.
• Операції з комплектації товарів.
• Облік запасів у розрізі комірок та резервування товарів під конкретні замовлення покупців.

Також у програмі є зручна обробка для друку цінників та етикеток. Для аналізу доступно безліч звітів: дані про фактичні залишки, рух запасів у кількісному та сумовому вираженні, оборотність, графіки руху за датами та аналіз залишків з урахуванням запланованих надходжень.

МАЙНО

У програмі реалізовано облік необоротних активів — основних засобів та нематеріальних активів. Ви можете відображати їх надходження, прийняття до обліку, нарахування амортизації (лінійним способом або пропорційно обсягу продукції), а також їх списання чи продаж. За потреби параметри нарахування амортизації для активів, що вже використовуються, можна змінювати.

ПЕРСОНАЛ

Підсистема управління персоналом дозволяє вести штатний розклад, відображати прийом на роботу, кадрові переміщення та звільнення. Програма має широкі можливості для автоматизації нарахування зарплати. Крім стандартних видів (відрядна оплата, оклад за днями чи годинами), можна налаштувати складні схеми: наприклад, відсоток від продажів або премії за виконання планів. Також є можливість створити власну формулу розрахунку, використовуючи будь-які дані, що містяться в базі. Після розрахунку бухгалтер може автоматично сформувати платіжні відомості для виплати коштів.

КОШТИ

Для управління фінансами BAS Малий бізнес дозволяє вести облік грошових коштів у розрізі кас та банківських рахунків. Ви можете створити будь-яку кількість кас і банківських рахунків та відстежувати залишки та рух грошей по кожному місцю зберігання. Формування банківських та касових документів відбувається через зрозумілі форми, що є аналогами паперових бланків. Передбачена інтеграція з системою «Клієнт-банк», що спрощує щоденну роботу бухгалтера. Програма підтримує операції у валюті з автоматичним розрахунком курсових різниць, облік розрахунків із підзвітними особами, еквайринг, отримання кредитів та видачу позик співробітникам. Для запобігання фінансовим проблемам присутній функціонал планування та формування Платіжного календаря.

ФІНАНСИ

Заключна підсистема — «Фінанси». У BAS Малий бізнес реалізована можливість повноцінного управлінського обліку: отримання управлінського балансу, формування та аналіз фінансового результату. Для цього використовується управлінський план рахунків та механізм автоматичного формування проводок.

Ви можете формувати фінансову звітність за будь-який період. Звіт «Аналіз продажів» об’єднує головні показники стану підприємства: доходи та витрати (P&L), грошовий потік (Cashflow) та Баланс. Облік доходів і витрат може вестися за методом нарахування або методом нарахування і касовим метод. Аналітичний облік доходів і витрат методом нарахування і введення в розрізі напрямів діяльності, підрозділів, замовлень покупців, статей, рахунків, доходів і витрат.

Якщо хочете випробувати роботу програми, замовляйте безкоштовне демо.