Працюєте в BAS щодня? Але чи використовуєте ви всі її можливості? Насправді, програми сімейства BAS мають безліч зручних інструментів і прихованих налаштувань, які значно спрощують роботу, економлять час і роблять програму комфортнішою. І ось 12 функцій, про які часто забувають.

 

1. Панель вибраних

Перше – це панель вибраних. Знаходиться в правому верхньому кутку - зірочка, де ви зможете вибрати будь-які елементи, довідники, документи, звіти, вибрати ті, які вам потрібні для щоденного використання і мати до них швидкий доступ. Щоб додати у панель вибраних будь-який елемент, його можна відкрити в розділі і встановити зірочку відразу з боку біля елемента. Можна зайти в сам документ або звіт, і там теж буде зірочка.

Наприклад, ось звірки взаєморозрахунків. І в нас в списку документів теж є зірочка біля даного списку. В самому списку вибраних ви можете переміщати елементи між собою, можете встановлювати їх як основні, щоб вони були виділені і прикріплені там, де ви їх збережете, і не змінювався їхній порядок. Щоб видалити з боку є хрестик або ж знімаєте зірочку біля самого елемента.

Також у нас є історія відразу біля нашої панелі вибраних, де ви можете переглянути послідовність ваших дій і якщо потрібно, перейти до потрібного елементу.

 

2. Вбудований пошук

В усіх програмах BAS є функція вбудованого пошуку. В будь-якому списку довіднику або переліку документів ви можете ним скористатися. Наприклад, покажу на довіднику номенклатури, де є великий перелік елементів, а зверху рядок пошуку, в який ви можете внести будь-які дані і отримати усі елементи, де знайдуться ці показники.

 

3. Масове редагування реквізитів.

Наступна функція – це масове редагування реквізитів. Ви можете виділити декілька елементів. Це можуть бути елементи довідників, інколи документи, в яких потрібно змінити якісь дані і вказати однакові. Наприклад, якщо це наші довідники номенклатури, ми можемо всім номенклатурам вказати однакову ставку ПДВ.

Або ж потрібно змінити вид номенклатури і перемістити ці номенклатури в інший вид. Для цього ми можемо відібрати відразу декілька елементів, наприклад, або за допомогою Ctrl і лівої кнопки миші виділяємо потрібні нам елементи, або якщо у нас вже встановлений якийсь відбір, наприклад, по виду номенклатури і нам потрібно змінити все, що є в цьому виді номенклатури, ми можемо скористатися комбінацією клавіш Ctrl-A і виділяться всі елементи, які були за відбором. По кнопці ЩЕ, яка знаходиться над списком, ми можемо знайти функцію змінити виділення.

Цією функцією ми можемо побачити перелік реквізитів, які ми можемо змінювати. Як бачите, тут майже всі реквізити, які є взагалі у наших номенклатурах. І якщо нам потрібно вказати, наприклад, виробника, або вказати групу, або вказати ту ж саму ставку ПДВ, ось, наприклад, ставка ПДВ, ми можемо це зробити або по порядку, або одночасно всі реквізити.

Дозволяю редагування, наприклад, для ставки ПДВ і вказую, що всім номенклатурам має бути встановлена ставка ПДВ 20%, щоб вона автоматично нам потім підставлялася при виборі цих номенклатур у документи. І натискаю «Змінити реквізити». Програма обробляє всі вибрані нами елементи. І уже в самому елементі ми можемо побачити, що ставка встановлена 20%.

 

4. Автоматичні відбори та сортування списку

Наступна функція – це автоматичні відбори та сортування списку. Наприклад, в документах продажу ми маємо великий перелік документів реалізації, акти виконаних робіт, і ми хочемо відфільтрувати дані документи не тільки за тими елементами, які вже є у списку фільтрів, а додати свій фільтр.

Для цього по кнопці «Ще» відкриваємо «Настроїти список». І в списку відборів або списку сортування ми можемо додати потрібні нам налаштування. Наприклад, у відборі можемо встановити - відбір по контрагенту.

Додаємо цей відбір і натискаємо «Завершити редагування». Тепер у верхній частині в шапці у нас з'явився елемент, в якому ми можемо встановити відбір по контрагенту, прописати потрібне нам значення. І в списку буде відфільтровано всі документи по даному контрагенту.

Коли ви стаєте на будь-яке значення, по якому хочете отримати відбір, наприклад, це вид документа «Акт виконаних робіт». По правій кнопці миші в нас є функція «Знайти». І буде те значення, яке ви вибрали – вид документу.

Або ж ця функція також ховається в кнопці «Ще» – «Знайти» і вид документу в даному випадку. І тоді цей відбір буде видно в шапці як додатковий відбір. Їх може бути декілька, це може бути будь-яке значення у списку.

Наприклад, можемо так само відібрати контрагента, не встановлюючи відбір у шапці. «Знайти контрагент простір» і прибрати цей відбір.

 

5. Швидке копіювання документів

Наступна функція – це швидке копіювання документів. Ви можете скопіювати ідентичний документ, створити новий на підставі, права кнопка миші – «Скопіювати» або скористатися клавішою F9. І тоді документ створиться з тими ж реквізитами, які ми обрали. Тут заповнена вже номенклатура, заповнені дані про наших контрагента, постачальника, склад.

Якщо потрібно внести зміни, так як це новий документ, ви вносите зміни і проводите цей документ знову ж.

 

6. Створити наступні документи на підставі попереднього

І крім цього, у нас є можливість створити наступні документи на підставі попереднього. Для цього в усіх документах є ось така кнопка «Створити на підставі». Ми можемо створити наступні документи для того, щоб спростити їхнє заповнення.

Наприклад, продати закуплений товар або ж створити документ оплати за товар, або перемістити з одного складу на інший. Наприклад, сформуємо реалізацію товарів і послуг, що вкладка товари вже заповнена з цією кількістю, яка була в нашому придбанні. Нам необхідно тільки встановити, кому ми це продаємо, за якими умовами, тобто, чи договори, чи оферти, і провести дану операцію, що значно спрощує роботу і пришвидшує заповнення документів.

У різних документах буде різний перелік елементів, які ви можете створити на підставі.

 

7. Групове проведення документів у формі списку

Також у програмах є функція групового проведення документів у формі списку. Наприклад, нам потрібно провести відразу декілька документів надходження товарів.

Заходимо в «Купівлі», «Документи купівель», і в нас є декілька документів, які не проведені, і нам їх потрібно провести. Виділяємо необхідні документи за допомогою клавіші Ctrl і лівої кнопки миші. І за кнопкою «ЩЕ» зверху в нас є функція «Провести», або за допомогою правої кнопки миші є функція «Провести».

В такому випадку в нас буде послідовне проведення усіх виділених елементів, що значно пришвидшує роботу.

 

8. Історія змін документів

Далі хочу показати вам цікаву функцію, яка може бути корисною. В програмах можна включити історію змін документів для того, щоб ви могли контролювати, хто і коли вносив зміни в документи.

Щоб включити дану функцію, вона часто знаходиться в загальних налаштуваннях як «Історія змін». В деяких конфігураціях саме налаштування може знаходитися трішки в інших розділах налаштування, але називається він «Зберігати журнал змін». Якщо ця функція включена і проведені налаштування, тобто ми по кожному документу можемо встановити, на якому етапі записувати історію змін, а також можемо налаштувати який строк зберігання версій, або ж безстроково, або тільки де певний період зберігаються ці наші журнали. Це все залежить від саме цих налаштувань, які ви вкажете. Тоді у документах з'являється функція.

Зверху в шапці документа в нас є така кнопка, як олівчик із годинником «Історія змін». Коли ви в нього заходите, ви бачите, який користувач, якою датою, що саме змінював. Наприклад, ми зайдемо в будь-який документ і змінимо якісь реквізити, щоб перевірити історію змін.

Наприклад, змінимо кількість продажу, можемо змінити ціну, наприклад, або змінимо умови продажів. Можна змінити відразу декілька елементів, або, наприклад, можемо ще вказати іншу ставку ПДВ. В загальному «Історія змін» буде зберігати всі зміни, які ми вказали.

Проводжу цей документ і перейду в «Історію змін». В «Історії змін» ми бачимо кожну дату, кожен запис, який був здійснений. Ми можемо відкрити кожну версію, яка була попередньо, перейти до неї, зафіксувати її як основну, і головне, ми можемо їх порівняти.

Наприклад, я виділю першу версію і останню і натисну кнопку «Порівняти». У порівнянні версій ми будемо бачити виділені значення, які були змінені. Тут є різні позначки, які будуть також кольором відображатися.  Наприклад, змінені елементи будуть блакитні, прибрані, вилучені реквізити будуть червоними, нові значення, додані в документ, будуть зеленими. І ми можемо порівняти, як бачите, зміни ставки, зміни суми, зміни вартості і загальну інформацію, яка у нас змінилася по даному елементу. Тобто, можна буде перевірити, по-перше, а по-друге, якщо зміни були некоректними, можна відновити попередню версію документу.

 

9. Виведення логотипів у друкованих формах

 Наступна функція, про яку часто питають нас клієнти, це виведення логотипів у друкованих формах, наприклад, рахунків на оплату. Ці налаштування уже є в наших конфігураціях, тому ви можете ними скористатися. В налаштуваннях організації на закладці «Настройка друку» в нас є можливість додати логотип.

Наприклад, давайте додамо будь-яку картинку для перевірки. Збережемо ці налаштування. І в рахунках на оплату, комерційних пропозиціях, замовленнях клієнта або товарних чеках цей логотип буде виводитись.

Можемо відразу перевірити попередній перегляд, як це буде виглядати.

 

10. Експорт даних в Excel

 Ще одна функція – це експорт даних в Excel. Якщо у нас є список документів або якийсь довідник, який ми відкриваємо для перегляду, виділити ці елементи і перенести в Excel просто мишкою не виходить.

Але для такої можливості в кнопці «Ще» захована у нас функція «Вивести список». Це може бути як список довідника, так і список документа, де ви можете вибрати, в якому форматі виводити дані, чи табличний документ, чи текстовий документ. Можете встановити, які колонки виводити із переліку.

І при натисканні кнопки «Ок» у нас виводиться цей список у формі таблички, звідки ви можете скопіювати дані, перемістити в Excel, або відразу функцію «Зберегти» в правому верхньому кутку, зберегти цю табличку в форматі Excel і далі використовувати для роботи.

 

11. Змінити налаштування вигляду вікна

Багато хто не знає, що в програмах BAS можна змінити налаштування вигляду вікна, змінити положення розміщення вікон або ж прибрати непотрібні вам розділи. В налаштуваннях біля вашого користувача по кнопці ви можете відкрити «Настройки», де є «Настройки панелей», «Настройки початкової сторінки» і «Настройки панелі розділів».

«Настройки панелей» – це можливість перемістити панелі, наприклад, панель відкритих елементів, щоб була не зверху, а знизу, наприклад, перемістимо, або ж додати панель вибраного чи панелі сторії в якусь частину вашого вікна, щоб вони не ховалися в кнопках зверху. Потім ці зміни вже застосовуються і ви можете користуватися іншим виглядом програми.

Якщо у нас будуть «Настройки початкової сторінки», то це буде ось налаштування цієї першої сторінки при запису. У мене зараз тут виводяться поточні справи і новини ІТС, якщо у вас воно підключене. Якщо вам ці дані не потрібні, можна на початкову сторінку вивести реєстр торгових документів. Наприклад, я приберу, вилучу всі і добавлю тільки реєстр. Тепер на початковій сторінці будуть усі документи, які у нас є по торговій діяльності.

Якщо «Настройка панелі розділів», значить ми можемо прибрати із панелі розділи, якими ви не користуєтесь, або вони вам просто лишні у вигляді. Наприклад, якщо нас зараз не цікавлять останні розділи, я можу їх перетягнути, можу вилучити, і вони приберуться із вигляду.

Наприклад, мені як користувачу не потрібні кадри і зарплата, бо я, наприклад, з ними не працюю. Тому я можу їх перебрати, список розділів зменшиться і будуть тільки ті, які потрібні мені для роботи. Після збереження змін ці налаштування дійсні тільки для поточного користувача. Усіх інших користувачів можна зробити окремі налаштування.

 

12. Збереження власних варіантів звітів

 Ще одна функція, яка точно вам потрібна, це збереження власних варіантів звітів. Коли ви можете налаштувати звіт під ваші потреби, зберегти його і використовувати у вашому форматі.

Наприклад, у мене є звіт «Відомость по товарах на складах». У типовому вигляді тут у нас в переліку є склад і номенклатура відповідно з кількостями надходження, видатку і кінцевого залишку. Але у мене в програмі можуть бути ще додатково види номенклатури.

Можливо, я хочу додати якусь додаткову інформацію, вивезти із самої номенклатури. І це все можна зробити. В настройках, наприклад, давайте додамо зараз в структуру, щоб номенклатура була поділена не по складах, а по видах номенклатури.

Переходжу в структуру. Потрібно переключити в даній конфігурації в розширений вигляд. Функцію «Склад» я заміню на «Вид номенклатури».

«Вид номенклатури» у нас вказаний у самій номенклатурі, тому розкриваю номенклатуру і шукаю в списку вид номенклатури. Вид номенклатури, під ним номенклатура характеристики серії. Давайте зараз подивимось вигляд звіту.

Ось я бачу у розрізі кожного виду номенклатури, одиниці вимеру кількість штука. Наприклад, мені ще буде зручно робити відбір по виду або по номенклатурі і ми можемо це зробити як налаштування. Наприклад, перейти в настройки, на вкладку відбори і додати в перелік можливі відбори, які нам потрібні для частого використання.

Наприклад, у нас тут уже є відбір по складу, номенклатурі і артикулю, але звернемо увагу, що в шапці звіту у нас є тільки можливість вказати склад. В налаштуваннях також у нас є навпроти кожного відбору ось такі позначки, які відображають, де саме буде видно цей відбір. Зірочка означає, що відбір буде видно в шапці нашого звіту.

Я додам в шапку також відбір по самій номенклатурі. Як бачите, тут є варіанти, чи показувати в настройках звіту, чи тільки в шапці. І додам також відбір по виду номенклатури.

Знову ж таки, шукаю списку номенклатуру, розкриваю її і вибираю вид номенклатури. Також в цих налаштуваннях ми можемо змінити назву для шапки звіту. Встановлюю в шапку і в заголовку вкажу тільки вид номенклатури.

Окрім цього, є ще умови відборів, де ви можете вказати дорівнює, або ж в списку, або в групі, тобто той варіант, який вам зручний для використання. Якщо ми змінили налаштування, щоб відбори були в шапці звіту, формую їх, і тепер у нас з'явилася в шапці можливість додати ці налаштування. І потім ними скористатися.

Ось такий звіт, наприклад, мені корисний, я буду його використовувати. В кнопці вибору звітів у нас є зберегти варіант звіту, або ж ця функція ще є по кнопці «Ще» – «Варіанти звіту зберегти». При збереженні ви можете вказати найменування, яке вам буде потрібно.

У мене це буде відомість по товарах за видами номенклатури. Також можна вибрати, хто буде бачити цей звіт і хто може ним користуватися, або тільки автор, або ж користувачі, яких ми виберемо. Можна додати опис, і якщо натиснемо кнопку «Далі», тоді ще є можливість встановити, де буде показуватись цей звіт.

Наприклад, зараз він відображається у розділі «Склад» в аналізі запасів. Але паралельно ми можемо цей звіт вивести, наприклад, і в «Продажі», в розділ «Продажі», або ж в розділ «Купівель». Це буде посилання на один і той самий звіт.

Ми його зберегли, і в списку звітів ось ми бачимо тепер наш звіт «Відомість по товарах за видами номенклатури». Можемо його сформувати і ним користуватися. Якщо ви перейшли до інших схожих звітів, то цей звіт теж зберігається як варіанти звіту, і по кнопці «Інші звіти» можна вибрати попередні варіанти або інші варіанти, якими ви користуєтесь.

Ось і всі 12 корисних функцій, які допоможуть вам працювати швидше, зручніше та ефективніше. Навіть невеликі налаштування та інструменти можуть суттєво заощадити ваш час, зменшити кількість рутинних операцій і зробити щоденну роботу в програмі комфортнішою.