Запис вебінару "Як автоматизувати саме Вашу агрокомпанію: як обрати та впровадити систему"

Кількість працівників і кількість користувачів програми теж важливо. Якщо в програмі планує працювати одна людина, це не про управлінський облік. А якщо в програмі планує працювати 50 людей - то це звісно я б дивилася в бік більш масштабної системи.

Наступне за посадами це я так класифікую для себе хто взагалі до нас звертається. Якщо ви бухгалтер і питання автоматизації цікавить саме вас в компанії, то скоріше за все вам знадобиться саме автоматизація бухгалтерського обліку. Знову ж таки, звертаю увагу, бухгалтер в компанії може займатися не тільки бухгалтерським обліком, а й управлінням. Інша буде історія, якщо до нас звертається директор з виробництва. Ну навряд чи він звертається за автоматизацію бухгалтерського обліку. Іноді буває так, що звертається дійсно головний бухгалтер і каже, що хоче в компанії автоматизувати управлінську звітність. Тоді виходить головний бухгалтер єдиний хто буде працювати в програмі і ніхто більше - ну друзі, тут трішки протиріччя. Якщо тільки бухгалтерія буде працювати в програмі, то, мабуть, програма потрібна тільки бухгалтерії і не потрібно переплачувати, а просто взяти бухгалтерську програму і працювати. Може якщо інші підрозділи доростуть до того, щоб теж автоматизуватися, тоді може бути прийняте інше рішення з іншим програмним продуктом. Отож, в першу чергу поставимо питання собі, хто я і яку роль я виконую на підприємстві. 

Ну і також додаткова інформація, яку ви повинні розуміти для себе і доносити до своїх підрядників - як організований облік і управління на підприємстві, яка у вас поточна система обліку, чи є у вас якась it-служба всередині компанії, чи буде кому супроводжувати систему, чи потрібна вам консолідація даних і яка звітність вам потрібна. От прямо до конкретних форм звітності, якщо вона у вас розроблена, то найкраще що ви можете зробити - це переслати своєму підряднику оці форми звітності і сказати, що потрібно ось такі. А якщо ви ще й знаєте як воно має заповнюватися, це взагалі просто буде супер. 

Тобто ось ці основні параметри ми проходимо перед прийняттям рішення про автоматизацію. Бо якщо при відповіді на перше питання по організації обліку управління на підприємстві ви не знаєте як він організований, і у вас немає людини, яка знає як він організований, якщо на підприємстві відбувається хаос, то це, мабуть, привід для того, щоб все впорядкувати, тому що ніхто не хоче отримати автоматизований хаос. Всі хочуть отримати систему для прийняття рішення. 

На що звертати увагу при виборі підрядника? Первинна зустріч - може бути не обов'язково зустріч фізична, це може бути телефонна розмова, це може бути якийсь zoom.  Спілкуєтеся з компаніями підрядниками їх може бути декілька. А далі ми готуємось і ви нам розповідаєте про себе, відповідаєте на ті питання, які ми проговорили, можливо в ході відповідей на ці питання у нас з'являються ще якісь уточнюючі питання. Далі ми готуємося до демонстрації програмного продукту, щоб вам показати, як це буде працювати саме у вас. І ви теж повинні приготуватися до демонстрації. Наприклад, вам потрібна програма для управління, у вас в програмі буде працювати 30 людей, це буде директор, виробництво, менеджери з продажу, бухгалтерія, агроном і так далі. Для нас це ознака того, що вам потрібна управлінська система. Потім ми готуємося до демонстрації і запитуємо у вас хто із ваших працівників буде на цій демонстрації. Нам відповідають - три бухгалтери. Знову таки не стикується інформація і це вже для нас дивно, тому що на демонстрацію мають приходити усі зацікавлені, бажано, щоб від кожного відділу, який далі планує працювати в системі, була людина, яка розуміє процеси цього відділу, яка знає що запитати, яка знає болючі місця цього відділу. Щоб ця демонстрація не була однобокою. 

Далі ми безпосередньо проводимо демонстрацію і можемо надати демонстраційний доступ до продукту, щоб ви самі могли там поклацати, подивитися неспішно. І далі ви приймаєте рішення чи воно вам потрібно, чи не потрібно, що саме потрібно. Коли визначились - купуємо і впроваджуємо.

Якщо ви приймаєте рішення що вам потрібна система на базі Бухгалтерії, тут все простіше, бухгалтерський облік він досить регламентований, тому все що потрібно автоматизовано в системах для бухгалтерського обліку. До речі, я б рекомендувала спочатку не купувати і встановлювати, а пройти навчання. В ході навчання ви стільки всього зрозумієте і після навчання зможете прийняти виважене рішення. Якщо ви приймете рішення що воно вам не потрібно, то повірте, ви дуже багато зекономите, пройшовши тільки навчання. А краще це рішення прийняти спочатку, закласти невеличкий бюджет, прийняти це рішення спочатку, аніж в самому кінці після впровадження. Навчання дозволить уникнути - "Ой, а воно нам не підходило. А ми не знали. А ми думали, що там воно не так працює." Все одно навчання чи перед купівлею, чи після купівлі все одно його доведеться пройти. А можна пройти групове навчання в центрі сертифікованого навчання чи індивідуальне. 

"BAS АГРО. Бухгалтерія" впроваджується досить просто - це індивідуальні консультації в ході впровадження, це може бути виїзд спеціаліста на кілька днів, це можуть бути віддалені консультації, далі через якийсь період наш спеціаліст може під'єднатися і проаналізувати що у вас там введено і чого не введено, десь допомогти, десь звернути увагу на якісь помилки, щоб ви їх більше не допускали, і так далі. Зазвичай, як показує практика, нашим клієнтам потрібна допомога при першому закритті періоду, щоб їх провели за ручку по цьому процесу. І далі є стандартна підтримка на Лінії консультацій. 

Щодо впровадження "BAS АГРО. Комплексне управління підприємством". Це управлінська система і вона складніша, тому рекомендую також почати з навчання користувачів. Не обов'язково вчити всіх користувачів, візьміть дві людини які будуть приймати рішення, які максимально в операційній діяльності, які максимально заглиблені в процеси компанії.  Нехай вони пройдуть це навчання і вони тоді зможуть прийняти дійсно правильне рішення чи система підходить, чи система не підходить. Далі йдемо в процес моделювання. Ми моделюємо ваші процеси в програмі і дивимося вже по конкретно вашим процесам функційні розриви. Чи всього вистачає в програмі для вас, чи чогось не вистачає. Все ж таки управлінський облік не є жорстким, він може бути різним на кожному підприємстві. Не можу сказати, що він повністю відрізняється на 100%. Але десь якісь відмінності все ж таки є, тому скоріше за все функційні розриви будуть, ми їх визначаємо, додаємо в систему.  Далі відбувається вже безпосередньо впровадження і запуск в експлуатацію. Це може бути і спочатку тестова, потім дослідна, потім промислова експлуатація. Все оговорюється з вами, дивлячись саме на вашу діяльність, на кількість видів, на кількість підприємств. Може бути, наприклад, спочатку пілотний проєкт, потім тираж і так далі. І обов'язково післяпроєктна підтримка, подобається це нам чи ні. Коли ми купуємо автомобіль, то розуміємо що нам десь його потрібно буде ставити, заправляти, робити технічний огляд, поточні ремонти і так далі. І з програмою  все так само, не варто розраховувати на те, що ми її купимо і все, більше нічого не потрібно. Особливо де бухгалтерський облік, дякуючи нашому законодавству, ми маємо постійно оновлення форм регламентованої звітності і так далі, воно саме не робиться. Це все потрібно підтримувати, усі продукти, про які ми зараз з вами говоримо, вони виходять релізно. Ми завжди випускаємо нові оновлення системи, для того, щоб ми могли ту функціональність, яка вам потрібна, отримувати вчасно. Але усе це потребує певної роботи нашої з вами, тобто не потрібно вважати що цей паротяг буде далі їхати сам собою. Він буде потребувати обслуговування.

А тепер, як обрати підрядника та на що звертати увагу. Скільки компанія підрядника на ринку? Наскільки вона стабільна? Скільки у неї клієнтів? Часто компанії, у яких небагато клієнтів у них може бути сьогодні супер найкращий спеціаліст, але завтра він може поїхати у відпустку чи захворіти, тому звертаємо увагу саме на стабільність компанії, на те що якщо одна якась ланка в цій компанії зникне, то чи встоїть сама компанія далі. Досвід у галузі - можливо це навіть найперше у мене, після нього йде досвід в автоматизації і це теж дуже важливо, але досвід у галузі дійсно важливіший. Людина, яка пройшла сотні впроваджень саме у вашій галузі, як ніхто найкраще допоможе саме вам. У нас може бути будь скільки досвіду, наприклад, в автоматизації машинобудівних підприємств, але в сільському господарстві цей досвід він так собі. Треба розуміти особливості сільського господарства. 

Команда, хто буде впроваджувати? Насправді запитуйте у компанії, а хто саме буде впроваджувати. Знайомтеся з тією командою, яка планується на ваш проєкт. Іноді вам презентації проводять одні люди, потім впроваджують інші. Треба розуміти, що це за команда, який досвід саме у цієї команди, тому що в компанії може бути досвіду дуже багато, а у команди може бути не дуже. Які підходи до проєкту цієї компанії. Треба розуміти які будуть етапи проєкту, що за чим ми будемо робити, скільки це буде займати по часу,  скільки це буде по грошах і так далі. І один з найголовніших факторів - це довіра. Якщо ми довіряємо один одному і ми розуміємо, що була допущена якась помилка з чийогось боку, ми маємо максимально усі разом прийти до того, як з цієї ситуації вийти. І це можливо тільки якщо є довіра. Якщо її немає, на жаль це буде крах.

Ліцензування. Трішечки ще про ліцензування, звертаю вашу увагу, усі продукти лінійки BAS, які ви купуєте, які ви можливо вже купили раніше мають правила ліцензування. Чомусь багато хто взагалі навіть не дивиться в ліцензійну угоду. Я вам зараз розкажу кілька моментів, на які дійсно потрібно звертати увагу. Перше, це використовувати програмний продукт має право зареєстрований користувач. Хто такий зареєстрований користувач? Ви купуєте програму від якоїсь юридичної особи, ми чи інша компанія у правовласника реєструє програму, тобто вносить дані, що ця організація купила програму і має право її використовувати на тій кількості робочих місць, яка у вас куплена. Наприклад, у вас з'являється ще 15 юридичних осіб, от всі вони фактично можуть вести облік в одній програмі. Немає ніяких перевірок чи заборон, але де-юре не мають права цього робити і правовласник за цим слідкує. Тому, будь ласка, якщо такі ситуації є, ми одразу їх маємо оговорювати і приймати рішення, що ми з ними будемо робити, чи ми будемо на всі 15 юридичних осіб купувати програму, чи ми будемо інакше вирішувати ці питання. В окремих випадках правовласник може погодити правомірність використання декільком юридичним особам один програмний продукт. Ми постійно нашим клієнтам допомагаємо проводити такі аудити і відправляємо документи на погодження правовласнику. Тобто варіанти є, але перед впровадженням, чи якщо вже у вас така ситуація є, то краще зробити так, щоб ви знали, що у вас все по-білому і по-чистому. Часто зустрічається, що десь клієнт колись п'ять років тому купив програму і не пам'ятає де. А ми бачимо, що в нього там вісім юридичних осіб веде облік в одній програмі. Ми йому розповідаємо про ці правила ліцензування, а він про них виявляється ніколи і не чув, він то впевнений що в нього все красиво. Якщо хтось щось порушує, то він має усвідомлювати ризики, які він несе, дуже погано коли люди порушують і навіть не розуміють цього. 

Кількість додаткових робочих місць має бути дорівнювати кількості користувачів. Це зрозуміло, для того, щоб всі працювали в програмі, але більше, в принципі, не зможе зайти. Якщо у вас 20 користувачів буде заходити, а у вас ліцензія куплена лише на 10, то на 11-му програма скаже, вибач, але не можна. Якщо вже у вас є якась така ситуація, то будь ласка, звертайтесь, я думаю що ми щось придумаємо, подивимось яка саме у вас ситуація, проведемо аудит і потім можемо написати запит правовласнику на те, щоб такий дозвіл дали. 

Міфи про автоматизацію. Я перед тим як готуватися вирішила загуглити про міфи автоматизації. Google мені видав зовсім не те, зовсім протилежне. Не знаю, можливо так маркетинг працює, або так продажі працюють, що всі компанії максимально зацікавлені в тому, щоб донести до клієнта, що автоматизація це дуже легко, це дуже просто. Ні друзі це не міф автоматизація - це складно. Мій особистий рейтинг міфів про автоматизацію такий: 

1) Чим дорожча програма, тим краща. Це не так, програма має підходити саме вам, вона не повинна бути дорожчою коли вам потрібен тільки бухгалтерський облік. А ви купуєте велику управлінську систему на трьох людей, тому що можете собі це дозволити. Ну це так собі рішення, ви її не запустите, ви не будете планувати ресурси, робити в ній те, для чого вона призначена. Ви думаєте, що підрядник зробить все за нас, бо ми йому платимо. Він не прийме управлінські рішення у вашій компанії, а автоматизація і проєкт  автоматизації майже у 100% випадків потребує прийняття рішень у вашій компанії, він потребує можливо зміни оргструктури, зміни облікової політики, зміни функційних обов'язків на місцях і так далі. І ще безліч-безліч питань які потрібно вирішувати. Підрядник жоден навіть найкращий за вас цього не зробить. 

2) Хороша програма - чарівна пігулка. Не чарівна пігулка, вона не вирішить всіх ваших проблем, тих, яких вона не повинна вирішувати. Програма дуже круто працює в автоматизації  рутинних процесів, автоматизації великих об'ємів даних. Те що б робила місяць людина, програма може зробити за годину. Так її і потрібно використовувати. Програма вам дасть управлінську звітність, але не прийме управлінських рішень. Я завжди кажу, що програма не автоматична, а автоматизована. Вона обов'язково потребує кваліфікованих працівників для роботи, сама по собі вона не працює і не буде працювати. Деякі клієнти думають, що от в нас конфлікти в колективі, тому що у нас бардак, зараз ми автоматизуємося і все буде чітко і все налагодиться. Я жодного разу такого не зустрічала. Конфлікти потрібно вирішувати не автоматизацією, а просто вирішувати. Більше того, найтяжчі наші проєкти завжди де в колективі конфлікти. А найпростіші це там, де рішення швидко приймаються, де все злагоджено і класно. 

3) Якісна програма не потребує підтримки. Потребує, і чим масштабніше і дорожча програма, тим скоріше за все буде дорожча підтримка і обслуговування цієї системи. 

4) Автоматизація дозволить зекономити. Дуже не подобається мені це твердження. Я зустрічала таких клієнтів, які думали що коли автоматизуються, то частину персоналу звільнять. Такого не буває, жодного разу не зустрічала, а частина персоналу вивільниться від рутинних задач для того, щоб займатися більш складними задачами, бо система вам дає більше аналітики, більше звітності. Усю цю звітність потрібно аналізувати і потрібно приймати рішення, тому система не дозволяє економити. Ви будете тратити більше, але заробляти при правильному використанні цієї системи ви будете теж більше. Програма дозволяє заробляти більше, а саме якісне впровадження.

А чи готова до автоматизації саме ваша компанія? Ну тут я думаю що за результатами цього вебінару кожен має прийняти своє рішення. Якщо ви хочете поспілкуватись на цю тему, будь ласка, звертайтесь і будемо більш детально з вами проговорювати ваші ситуації. А що робити якщо вже купили програму і вона стоїть на полиці. Коли мені здається, що я зробила помилкове рішення, раніше я його намагалась виправляти, а зараз я кажу "стоп", зупиняємося і фіксуємо збитки. І тепер приймаємо правильне рішення. Бо часто виправляти це ще дорожче. Якщо у вас програма стоїть на полиці, можливо вона вам підходить, можливо просто не було якісного впровадження. Я рекомендую почати спочатку з аудиту того що є: яка програма куплена, скільки робочих місць, де, коли і у кого, яка задача зараз у підприємства, і що вам зараз потрібно. А можливо, вона вам абсолютно повністю підходить, і ви зробили 20 кроків, і просто не зробили 21-й і не отримали результати. Можливо зараз просто трошечки треба докласти зусиль і все запрацює. А може вона взагалі і не те, що вам було потрібно, і тоді необхідно собі в цьому чесно зізнатися. Коли ми визнаємо якісь свої недоліки, це перший крок до їх виправлення.

Питання-відповіді:

1) Чи є можливість щось інтегрувати із зовнішніх систем, наприклад, Cropio?
Так, насправді в будь-яку з цих програм, про які я говорила є можливість інтегрувати інформацію з різних зовнішніх систем. Якщо у цієї системи є АPІ і ми розуміємо як з нею спілкуватися, то можемо інтегрувати і Cropio. От в конкретному питанні про Cropio знаю, тому що такі інтеграції ми робили, причому робили для різних програмних продуктів і для минулої лінійки застарілої і вже для нових програмних продуктів BAS. 

2) Коли вийде редакція 2.5 "BAS АГРО. КУП"? Зараз використовується "BAS АГРО. КУП" редакції 2.1. Скоро має вийти редакція 2.5. Але чогось такого надзвичайного не варто чекати. Ми будемо намагатися робити перехід як звичайне оновлення. Щоб ви просто перейшли на нову редакцію і навіть цього не відчули. Нову редакцію ми готуємо, там будуть нові фішки, але це не буде якесь перевпровадження. Це буде зручний та легкий перехід.

3) Яка вартість впровадження? 
Цікаве питання. "BAS АГРО. Бухгалтерія" дешевше,  "BAS АГРО. КУП" дорожче. Треба дивитися на ваше  підприємство, усі ті параметри про які я говорила. Якщо, наприклад, у вас 30 робочих місць, вам потрібно впровадити "BAS АГРО. КУП", вам потрібен управлінський облік. То проєкт автоматизації десь буде в районі 300 000 грн коштувати. Проєкт впровадження завжди дорожчий ніж програмне забезпечення. Коли ми говоримо про управлінські системи - це все дуже індивідуально. 

Впровадження програм "BAS АГРО. Бухгалтерія" простіше - буквально повчилися якийсь певний період, якщо в експрес-режимі, то це може бути два тижні, якщо довше, це може бути місяць. Просто спочатку повчилися, а потім почали собі впроваджувати. "BAS АГРО. Бухгалтерія", мабуть, можна впровадити за тиждень. Якщо треба внести якісь початкові залишки,  треба внести всі довідники, тут все питання наскільки ви швидко готові працювати. Те що стосується управлінських систем, провадження може бути від пів року до року, дивлячись від того яка конкретно це система. Знову ж таки, дивимося, якщо у вас 15 видів діяльності, то дійсно буде довше, ніж коли це один вид діяльності. Тому так порівнювати, мабуть, не можна і одразу сказати. 

4) Чи можна впровадити програму самостійно? 
"BAS АГРО. Бухгалтерія" можете.  "BAS АГРО. КУП" - не можу сказати що 100% ні, але чесно я б не радила. Я не знаю таких підприємств, які б повномасштабно впровадили "BAS АГРО. КУП" самостійно. Тобто, так ми можемо виписувати реалізації, якісь там списання робить, але отак щоб дійсно використовувати максимально функційність системи, на жаль ні. Хоча я зустрічаюся з клієнтами, у яких класний it-штат, але навіть у них немає такого досвіду роботи з цими системами, бо вони тільки переходять. Вони вже можуть потім, якщо ми з ними робимо впровадження разом, то потім вони можуть повноцінно підтримувати. 

5) Чи є у ваших програмах звітність для платника єдиного податку? Звітність для платника єдиного податку є - четвертої групи де повністю заповнюється все оренда землі, всі ваші пайовики. Є звітність третьої групи, є звітність і декларація по прибутку в якій зараз теж є цілий розділ з орендою землі. Чому так звертаю увагу на оренду землі, тому що компаніям, у яких по 20 000 пайовиків, цю звітність заповнити вручну дуже складно. В наших програмах усі ці звіти автоматизовані. Але спочатку дійсно потрібно буде всю інформацію один раз занести в програму, далі все буде рахуватися автоматично, і звіти будуть заповнюватись автоматично. 

6) Яку інформацію надає безкоштовна лінія підтримки?
У вас є якась проблема, якийсь у вас документ не проводиться або, наприклад, не можете зайти в програму, або не знаєте як відобразити якусь господарську операцію. Тоді ви звертаєтесь на лінію підтримки по телефону або на електронну пошту і вам допомагають. Якщо ви звертаєтеся з запитом як вам вести облік біологічних активів чи довгострокових біологічних активів, це вже про навчання. Як вам вести облік лінія консультацій не підкаже. Або як вам краще, як інші клієнти ведуть, лінія консультації це вам розказувати не буде. 

7) Займаємось рослинництвом 20 000 га, є два елеватори, потрібна управлінська звітність по підприємствах - що ви нам порадите, але щоб недорого?
Якщо вам потрібна управлінська звідність, то це "BAS АГРО. КУП". А знаєте яку помилку іноді роблять? Тут дуже цікаво написали, щоб недорого. Звісно дешевше купити бухгалтерську програму. Іноді люди розмірковують, що я зараз куплю бухгалтерську програму і дороблю в ній два управлінські звіти, які мені потрібні, і мені буде дешевше. На жаль ні, тому що управлінський облік він однією величезною площиною проходить по всій програмі, це не просто доробити два звіти. Це у вас мають бути регістри, де зберігається інформація в тих розрізах, які вам потрібні. І ще дивлячись, що для вас недорого. Але все ж таки я раджу брати управлінську систему "BAS АГРО. КУП". 

До речі, я оминула увагою "Комплексне рішення для сільськогосподарського підприємства". Тут вже підсистема току, оперативного складу, оперативного транспорту, тут є трошки управлінського обліку, але небагато. Якщо вам потрібен управлінський облік і якщо ви зараз маєте намір автоматизуватися - я вам раджу "BAS АГРО. Комплексне управління підприємством". Але якщо у вас зараз вже встановлена "BAS АГРО. Бухгалтерія" або "BAS АГРО. Бухгалтерія елеватора ...", ви вже в ньому працюєте, тоді ви можете звернути увагу саме на модулі комплексного рішення для сільськогосподарського підприємства. Просто докупити ці модулі. Можливо вони на цей момент ваші задачі закриють і вирішать, і можливо цього буде достатньо. А якщо з самого початку, ви, наприклад, з якоїсь там сімки переходите, чи взагалі з іншої системи, чи з Excel, чи з ручного обліку, і вам зараз потрібна управлінська звітність - я б одразу почала "BAS АГРО. Комплексне управління підприємством"."