Облік відпусток в програмах BAS АГРО

Інструкція з обліку відпусток в програмах:

• BAS АГРО. Бухгалтерія
• BAS АГРО. Бухгалтерія елеватора, млина і комбікормового заводу

Згідно Законодавства України, колективними і трудовими договорами кожен працівник має право на відпустку. В програмах BAS АГРО ведеться облік відпусток, розрахунок залишків відпусток для щорічних відпусток. 

 

Початкові налаштування

Активуємо можливість обліку Залишків відпусток в інформаційній базі:

Облік залишків відпусток можливо вести як по всіх організаціях інформаційної бази, так і лише по обраних організаціях. Щоб ввімкнути можливість обліку для окремої організації, необхідно встановити флаг в Обліковій політиці по персоналу для конкретної організації та зазначити Дату початку обліку залишків відпусток.

Далі, слід перезайти в базу. В підсистемі Кадри з’являється новий розділ Залишки відпусток. 

 

Види відпусток

Перелік видів відпусток, що надаються співробітникам організацій, зазначено у довіднику «Види відпусток».

Основна щорічна оплачувана відпустка - відпустка, яка надається всім співробітникам. За замовчуванням передбачено право на 24 календарних дні такої відпустки за робочий рік всім співробітникам.

При необхідності можливо додати налаштування для кожного виду відпусток.

Також є можливість в довідник додавати власні довільні види щорічних відпусток по кнопці «Створити»:

• Реквізит «Найменування» - найменування виду відпустки.
• Реквізит «Найменування для друку» заповнюється автоматично значенням із реквізиту «Найменування».
• Прапорець  «Відпустка є щорічною» встановлюється, якщо співробітники за будь-який робочий рік мають право на певну кількість днів даного виду відпустки. 
  Встановлений прапорець надає можливість додавання даного вид відпустки у документи Кадрове переміщення, Початкові залишки відпусток, Прийом на роботу та звіті Залишки відпусток.
• Для неоплачуваних роботодавцем відпусток встановлюємо прапорець «Відпустка без оплати».
• Прапорець «Надається всім співробітникам» встановлюємо, якщо даний вид відпустки надається всім співробітникам. Встановлений прапор є ознакою, яка використовується для обліку залишку відпустки.
• Прапорець «Не переноситься на наступний рік» - відпустка надається у календарному році, а не за робочий рік. У разі невикористання зазначеної додаткової відпустки, її не можна перенести на наступний календарний рік, не можна подовжити у разі хвороби працівника та не можна ділити на частини.
• Прапорець «Не розраховується пропорційно» - означає, що відпустка не нараховується пропорційно відпрацьованому часу, а надається на початку робочого року у фіксованій кількості днів.
• Прапорець «Облік за календарними роками» - відпустка не перехідна на наступний звітний рік (обмеження одним календарним роком)
• У реквізиті «Надається» за замовчуванням встановлено значення «У календарних днях». Якщо вид відпустки надається в робочих днях, то слід вибрати спосіб розрахунку залишків відпустки «У робочих днях». Якщо вид відпустки надається у календарних днях включаючи святкові дні, то слід вибрати спосіб розрахунку залишків відпустки «У календарних днях з святами».
• Реквізит «Кількість днів відпустки» використовується також для обліку залишку відпустки.
• Прапорець «Відпустка більше не використовується» встановлюється, якщо на підприємстві даний вид відпустки більше не надається співробітникам.

Для коректного розрахунку залишків відпусток ОБОВ’ЯЗКОВО необхідно заповнити реквізит «Вид відпустки»  у відповідних Видах нарахувань (підсистема Зарплата – Види розрахунків - Нарахування). Зверніть увагу! Реквізит «Вид відпустки» доступний лише у видах розрахунку з встановленим прапором «Це відпускні».

 

Виймання днів неоплачуваних відсутностей зі стажу для чергових відпусток

З відпрацьованого часу, що дає право на основну щорічну відпустку, виключається час невиходів, що передбачені законодавством: відпустки по догляду за дитиною, мобілізація (без оплати), призупинення трудового договору, простої тощо.

Здійснюємо наступні налаштування:

1.  Встановлюємо прапорець «Розрахунок відпусток по календарних днях» Параметри обліку (Ін-Агро) – Зарплата

2.    Налаштовуємо Регістр Відомостей «Таблиця невиходів за видами відпусток» Кадри – Залишки відпусток

По кнопці «Створити» додаємо (за необхідності) налаштування для Додаткової щорічної відпустки, аналогічно Основній щорічної відпустки.

3.    Зафіксуємо стан працівника, при якому дні такого стану «виймаються» зі стажу для чергової відпустки

Створюємо Документ «Відсутність на роботі організацій»  («Стан»: Призупинення трудового договору, Мобілізація без оплати, Простої..) - початок відсутності.

Документ «Повернення на роботу організацій» - припинення відсутності.

А також,  Документ «Нарахування відпустки робітникам організації» («Стан»: Відпустка по догляду за дитиною, Відпустка неоплачувана) фіксує дні, що мають вийматись зі стажу для чергової відпустки.

В регістрі «Стан робітників організації» формуються записи про початок та завершення станів безоплатної відсутності відповідно.

 

Введення початкових залишків відпусток по працівникам

Для працівників, що прийняті в організацію до дати впровадження в програмі системи Обліку відпусток, в яких є   невикористані відпустки за попередній період, необхідно ввести інформацію про невикористані залишки за допомогою  документу Введення початкових залишків відпусток.  

Розділ «Права на відпустки» - додаємо  Види щорічних відпусток на поточний робочий рік з дати Залишків відпусток.  

Основна щорічна відпустка проставляється по замовчуванню автоматично.

Розділ «Залишки відпусток по робочих роках» -  невикористані відпустки за попередній період.

Значення показників  колонки «Робочий рік початок» число, місяць  має відповідати даті прийому на роботу співробітника (число, місяць), тобто відпрацьований робочий рік відлічується з дня укладення трудового договору. Наприклад, вводимо дані станом на 01.01.2024 р.  для працівника, прийнятого на роботу 08.05.2021,останній робочий період, за який буде введено залишок невикористаної відпустки , — це період з 08.05.2023 по 07.05.2024 включно.

Останній період залишків за минулі роки відпустки "Основна щорічна відпустка" повинен захоплювати дату залишків.

У результаті заповнення розділу «Залишки відпусток по робочих роках» в розділі «Права на відпустки» в колонці «Залишок» буде автоматично підрахований залишок відповідного виду відпустки, накопичений за кілька зазначених робочих періодів.

Важливо! В разі, якщо на дату введення залишків відпусток вже є наявні документи Нарахування відпусток або Прийом на роботу,  необхідно дозаповнити та перепровести такі документи  (в документі документи Нарахування відпусток - вказати робочий період в верхній табличній частині, в документі Прийом на роботу – заповнити вкладку Відпустки)

 

Введення права на відпустку кадровими документами

Види щорічних відпусток, на які працівник, прийнятий після дати початку ведення залишків відпусток,  буде мати право, та кількість днів таких відпусток, вказуються в кадровому документі «Прийом на роботу» , вкладка Відпустки.

Право співробітника на Основну щорічну відпустку автоматично відображається при Прийомі на роботу на закладці Відпустки.

За необхідності є можливість додавання інших видів щорічних відпусток під час прийому на роботу працівника (відпустка постраждалим на ЧАЕС, додаткова щорічна відпустка, додаткова щорічна відпустка на дітей).

Якщо в періоді після початку дати обліку залишків відпусток у працюючого співробітника з’явилося/зупинилося  право на щорічну відпустку (наприклад, крім основної, з’явилося/припинилося право на щорічну відпустку на дітей), таку зміну вводимо кадровим документом «Кадрове переміщення», вкладка Відпустки.

Для відпусток , які були призначені раніше залишаємо реквізит «Дія»- Не змінювати.

Нові призначені відпустки встановлюємо «Дія»- Затвердити.

Відповідно, для припинення певного виду відпусток «Дія»- Скасувати.

 

Відображення даних по залишках відпусток при нарахуванні відпустки або при звільненні працівника

Документ «Нарахування відпусток робітникам організації» ВІДПУСКНІ:

Незалежно від наявного права на відпустку для наданої відпустки в документі може бути введений період будь-якої тривалості. Тобто відпустка може бути надана і авансом.

Для щорічних відпусток програмою автоматично визначається період, за роботу в якому зароблено право на вказане в документі число днів відпустки. 

 

Документ «Нарахування відпусток робітникам організації» КОМПЕНСАЦІЯ ВІДПУСТКИ або ПОВЕРНЕННЯ ВІДПУСКНИХ ПРИ ЗВІЛЬНЕННІ:

Перед розрахунком компенсації невикористаних відпусток (поверненням наперед виплачених відпускних) ОБОВ’ЯЗКОВО має бути оформлений та проведений  документ  «Звільнення з організації».

Для компенсації окремих видів відпусток створюємо окремі документи Нарахування відпусток робітникам організації» з видом Компенсація відпустки або  Повернення відпускних при звільненні.

Обираємо Вид щорічної відпустки для компенсації при звільненні та встановлюємо прапорець Розрахунок при звільненні.

При цьому здійснюється автоматичне заповнюється реквізиту «Днів/годин компенсації відпустки», що дорівнює кількісті днів невикористаних відпусток, за які слід нарахувати компенсацію, або кількість перевитрачених днів, за які слід провести утримання.  

 

Повернення відпускних при звільненні:

Підтягуємо Первинний документ Нарахування відпустки для коректного розрахунку суми компенсації за перевитрачені дні відпустки. 

 

Документ «Нарахування відпусток робітникам організації» КОМПЕНСАЦІЯ ВІДПУСТКИ (без звільнення)

Заповнення документу аналогічне заповненню при звільненні, але реквізит Днів/годин компенсації відпустки заповнюється вручну згідно даних звіту Залишки відпустки.

Прапорець Розрахунок при звільненні – не встановлений. 

 

Моніторинг «Залишків відпусток» співробітників

Звітом «Залишки відпусток» можна відслідкувати  дані про залишки відпусток співробітників на певну дату з деталізацією по  робочих роках.

Звіт формується загалом по всім працівникам організації, та є можливість встановити відбір по окремому співробітнику та підрозділу.

Залишок відпустки визначається як сума залишку, введеного на дату залишків, і залишку, розрахованого як різниця зароблених (починаючи з цієї дати залишку) і фактично використаних відпусток, зареєстрованих після цієї дати.