Як додаткові сервіси BAS спрощують бухгалтерські процеси (відео виступу)

Виступ Максима Хоменко, провідного аналітика «РАСК. ІН-АГРО» на IN-AGRO Finance Club - 10-12 квітня 2025:

"Сьогодні ми поговоримо про те, як можна розширити можливості вашої системи BAS, як можна спростити ваші бухгалтерські процеси, щоб у вас більше часу залишалося на креативи. Ми зараз з вами живемо в таку цікаву епоху цифрової трансформації, і трансформується абсолютно все. Наше життя, наш побут, державні сервіси, ну і в тому числі бізнес.

Про те, як цифровизується власний бізнес, і поговоримо. Ну і звісно про ті сервіси, які ви можете використати, як вони вам допоможуть. Наразі часто з клієнтами на презентаціях, на обговореннях, на зборі функційних вимог задають такі питання: "Що ваша система BAS окрім стандартного обліку, бухгалтерського, фінансового, що вона ще може дати? Ну і тут, власне, багато насправді відповідей на це питання, що вона вам може дати.

Платформа, що об'єднує всіх учасників документообігу

Перше, це такий сервіс, який називається платформа ПТАХ, я думаю, ви з нею всі знайомі. Хотів трошки детальніше про неї розповісти, як вона працює, які задачі вона дає змогу нам вирішувати. Це така була загальна проблема раніше у всіх бухгалтерів, якщо в одного підприємства і в іншого контрагента дві різні системи електронного документообігу, наприклад, в когось це M.E.Doc, в когось це FlyDoc, і так далі. Проблема яка? Як обмінятись документами?

І тоді вирішувалися питання, як? Або ми купуємо ще один софт додатковий, працюємо вже в два вікна, в три вікна, що досить незручно. Або, що ми робимо? Беремо, друкуємо, беремо лист, відправляємо його по пошті, чекаємо N днів і надіємося, що він нам вернеться. Але не завжди він до нас вертається.

Власне, цей сервіс ПТАХ, він і забезпечує нам ось цей конект. Тобто, по суті, це такий майданчик, який дає нам змогу обмінюватися між декількома системами: M.E.Doc, СОТА, FlyDoc, ТВІЙ ЧАС і так далі. Цей сервіс доволі активно розвивається.

ПТАХ забезпечує:

• юридичну значущість електронних документів
• єдиний стандарт обліку,
• грантовану доставку, конфіденційність. Тобто, це квитанції про надходження та отримання документів.
• інтеграцію з обліковими системами, звісно, в першу чергу це BAS.
• можливість посилання на документ, якщо у вашого контрагента такого сервісу немає. Тобто, через месенджер або, через пошту кліком по лінку можете відкрити документ, його підписати.

FlyDoc: електронний документообіг в єдиному вікні

Поговоримо про FlyDoc - це один із сервісів електронного документобігу, який дуже тісно співпрацює з BAS, він так само використовує сервіс ПТАХ.

Які плюси у FlyDoc?

• Ви можете працювати безпосередньо з одного вікна. Він інтегрований в систему BAS і ви працюєте в одному робочому столі і все бачите по документу.
• Ви можете підписувати документи КЕП/ЄЦП.
• Відправляти їх безпосередньо з BAS.
• Завантажувати та зберігати безпосередньо в своїй системі, забезпечувати цілковиту безпеку для цих документів.
• Створювати автоматично облікові документи, які до вас надходять, скажімо, від контрагента. Це мінімізує ваш час і зменшує вплив людського фактору на помилку.
• Статуси документів ви можете моніторити в цьому робочому столі. Бачити, де знаходиться документ, у якому статусі він знаходиться, прийнятий він чи відхилений, якщо він відхилений, то чому.
• Можете налаштовувати відправку документів за розкладом. Це функціонал для вас звичний, всі месенджерами користуються. Якщо ви хочете відправити колезі або якісь собі нагадування, ви ставите собі якийсь певний час, і система вам автоматично за розкладом це відправляє.
• Можливість відправки посилання на документ, на пошту чи месенджер.
• Ну і знову ж таки, ті самі системи електронного документообігу, з якими FlyDoc безпосередньо так само може через ПТАХ взаємодіяти.

Інтеграція з банківськими  та платіжними системами

Але, як-то кажуть, не документообігом єдиним. Можна забезпечити собі додаткові опції за рахунок інтеграції з банківськими та платіжними системами. Є речі, які вже ми використовуємо і називаємо класикою, думаю, всі з вас користуються Клієнт-банком. Ви знаєте, що в три кліки спокійно зможете вибрати рахуночок, підвантажити виписку, рознести банк, ну і в зворотньому порядку, в принципі, те ж саме.

Але зараз, моніторивши ринок, я побачив наступне, що багато насправді у нас платіжних сервісів з'явилося, інтеграції з ними, і для електронної комерції модулі активно з'являються. Це різні РРО, інтеграції з РОЗЕТКА та іншими майданчиками, де відбувається торгівля.

Платіжні сервіси як LiqPay, Wayforpay, наприклад, це ті системи, які дозволяють вам проводити платежі. Так само ви це можете робити з однією системою. Тобто ставиться невеличка надбудова в BAS, і ви можете використовувати ці сервіси аналогічним чином.

Із профітів, які ми отримуємо, використовуючи такий підхід, це:

• автоматичне завантаження банківських виписок, що в рази пришвидшує роботу, особливо якщо їх багато,
• здійснення платіжів безпосередньо з системи, де все зібрано в одному місці для зручності,
• спрощення обліку банківських операцій.

FREDO - електронна звітність та документообіг

Наступний сервіс, який ми можемо також використовувати, це FREDO. Багато хто з вас використовує M.E.Doc. По суті FREDO, це той самий M.E.Doc, але він має безшовну інтеграцію з конфігураціями BAS. 

З великих плюсів цього сервісу:

• Якщо ви працюєте за стандартною п'ятиденкою, то сервіс працює 24 на 7. Забули подати звіт у п'ятницю ввечорі - можете підключитися, подати його в суботу зранку. Все буде добре, ваш звіт прийметься, перевіриться, тобто він пройде всі перевірки, в тому числі камеральні і так далі.
• Ще один великий плюс. До нас часто звертаються клієнти коли змінюється якась форма звітності. В виконфігураціях BAS вона з'являється не одразу, а через деякий час.  Тоді ви на межі прийняття рішення, що вам робити, чи вам до вашого програміста бігти, щоб він скоренько доопрацював, чи до підрядника бігти, щоб він вам виконав цю роботу. Ось тут плюс який. Перше, це розширений комплект звітів, порівняно зі стандартною системою BAS. І друге, коли з'являється новий звіт, в першу чергу він з'являється у FREDO. І у вас з'явиться автоматично можливість при використанні FREDO подавати цей звіт. 
• Також перевірка заповнення цих документів та й камеральні перевірки.
• Шифрування та підпис документів КЕП, підтримка сертифікатів АЦСК. Ви отримуєте квитанції про доставку.
• І, як на мене, дуже важлива опція, вона не в усіх системах є, це пакетна обробка документів. Тобто виділили певний масив, відправили, система їх по кроку починає опрацьовувати.

Мобільна платформа BAS

Наступний сервіс. Можливо, хтось з вас вже працював, хтось не працював, але в BAS з'явилася не так давно мобільна платформа.

Мобільна платформа розширяє ще більше спектр того, де ви можете BAS-платформу використовувати. Мобільні додатки можуть бути розроблені під будь-яку задачу.

Сама мобільна платформа є крос-платформою, тобто ми, однаково, добре можемо її використовувати на операційних системах iOS та Android, немає різниці. Тобто ми публікуємо додаток або в App Store, або в Android Market. Тому він, в принципі, доступний вашим користувачам до скачування.

Кейс мобільного застосунку для клієнтів

Скажу пару слів про наш досвід. Працювали ми з цією платформою, розробляли мобільний додаток. Скажу, що він був написаний для контрагента, який своїм клієнтам дав можливість:

• оформлювати замовлення,
• контролювати відвантаження цих замовлень,
• дивитися заборгованість,
• отримувати рахунки на оплату,
• бачити статуси їх замовлень.

Тобто, якщо менеджер з закупівель нашого контрагента хоче в нас щось придбати, відповідно, формує замовлення, як тільки ми двигаємо наше замовлення по статусах, він в себе в пуш-повідомленнях цього додатку бачить, як він змінюється, як змінюється заборгованість, чи можна приїжджати забирати, куди приїжджати забирати, на який склад, за якою адресою, яка машина буде його забирати, і так далі.

Також ми доопрацьовували такі фічі, як чат з менеджером, тобто не треба вже використовувати додатковий месенджер, ви можете з прив'язкою до замовлення реального, яке у вас в системі в обліковій, і на мобільному додатку воно ідентичне, ви можете йому задавати якісь питання, щось типу, коли ти відвантажиш, чи взагалі буде відвантаження, чого ви протермінували відвантаження, тобто це бистріше, ніж відкривати якийсь сторонній додаток, шукати десь, згадувати номер того замовлення, тут у вас все під рукою, ви собі спокійно можете відправити, і отримаєте відповідь.

І менеджер, до речі, який по ту сторону цього діалогу знаходиться, він так само працює в базі. Він не переходить в інший месенджер, в нього вікно всіх чатів з усіма клієнтами, які є користувачами цього мобільного додатку, він працює в одному інтерфейсі. Так само ця платформа класно працює з Face-ID, з біометрією, тобто теж зайти, підв'язати свій пальчик до аутентифікації доволі просто.

Тренди та перспективи розвитку сервісів BAS

Ну і навстанок, хотілося б поговорити про те, які ж тренди та перспективи розвитку сервісів BAS нас з вами чекають.

• На мою думку, перше, це розширення інтеграції з e-commerce платформами. Вони дуже активно розвиваються, так само РОЗЕТКА, ЕПІЦЕНТР, PROM.UA і багато інших майданчиків, де торгують абсолютно всі вже, мабуть. Їх буде більше, вони будуть доступніші. Тобто зараз вони з'являються, але їх не так багато. Я думаю, що буде на порядок більше.
• Друге, це інтеграція з платіжними системами, оскільки багато хто вже криптовалютами розраховується. Я думаю, що тут будуть теж з'являтися додатки по розширенню конфігурації, які нам будуть дозволяти це робити.
• Інтеграція з CRM-системами. Оскільки BAS сам по собі класно рахує, класно обліковує, а менеджери хочуть з продажів хочуть дати їм трошки більше функціональності. CRM-систему можна, звісно, доопрацювати в BAS, але якщо використовувати якісь сторонні рішення для цих задач, то інтеграція буде значно простішою. 
• Точно прогнозується збільшення мобільних рішень, мобільних додатків. Платформа мобільна вийшла, по-моєму, в минулому році, в грудні. За рік там було написано декілька стандартних мобільних додатків, але я думаю, що тут їх буде на порядок більше.
• Ну і, звісно, використання штучного інтелекту. За штучним інтелектом 100% в майбутнє. Тому в сервісах BAS, в платформі BAS, я думаю, що вже з'являються поступово певні алгоритми, які спрощують певні рутинні задачі. Я думаю, що їх буде більше. Це буде активне підключення асистентів, активне підключення певних сервісів, які будуть алгоритмізувати нам з вами певні процеси. Ну і, відповідно, роблячи наше життя трошечки легше.

Тому я вас закликаю не боятися цифровізації, не боятися штучного інтелекту та впроваджувати його у своїй роботі та бізнесі."