Як підготувати компанію до проєкту автоматизації? (відео виступу)

Виступ Аліни Панькевич, керівниці відділу управління проєктами ГК «RASK» на IN-AGRO Finance Club - 10-12 квітня 2025:

"Давайте поспілкуємося з вами про те, яким чином підготувати вашу компанію до проєкту автоматизації. Взагалі, проєкт автоматизації – це тактичний крок на шляху до стратегічного розвитку вашої компанії. Це не просто про технологію, це про зміну компанії, про її трансформацію.

І найголовніше, на кожен проєкт, мабуть, це не тільки стосується автоматизації, а взагалі кожного проєкту в вашому житті - формулювати коректно ціль. Я рекомендую встановлювати цілі на ваші проєкти згідно з певними параметрами SMART-версії:

S. Ваша ціль має бути конкретна. Наприклад, оптимізувати облік готової продукції на складах.

M. Ваша ціль повинна бути вимірювана. Ви повинні в певний момент зрозуміти, чи досягли ви її чи ні. Наприклад, в нашому випадку це зменшити кількість ручних операцій на 50%.

A. Ваша ціль повинна бути досяжна. Тобто ви маєте розуміти, що дійсно на ринку є таке програмне забезпечення, або інструменти, які зможуть автоматизувати ці ручні операції. Тобто, воно не має бути ефемерним.

R. Наступний параметр – це актуальність. Кожна ціль повинна відповідати запиту вашому бізнесу тут і зараз.

T. І ваша ціль повинна бути обмежена в часі, оскільки ви ризикуєте втратити актуальність цієї цілі.

Світ активно змінюється. Ваші компанії змінюються. Вони можуть навіть змінювати на 180 градусів свій вектор розвитку, змінювати види діяльності. І автоматизація тих напрямків, які потенційно будуть звернені – це не є вашою цілою.

Наступний крок – формування команди.

Частіше всього наші клієнти залучають підрядників, які мають певний досвід, експертність і розуміння в процесах провадження.

У нас є команда своя з чітко визначеними ролями і функціями. Але, на жаль чи на щастя, такі проєкти не обходяться без команди-замовників. Традиційно організаційна структура такої команди зі сторони замовника виглядає приблизно так:

• Спонсор проєкту, який вирішує, що ми стартуємо певний проєкт автоматизації. Це людина, яка керує ресурсами і фінансує проєкт.
• Куратор проєкту, який виконує координаційну функцію між вашою командою і власниками бізнесу. Він транслює стратегію і рішення від керівництва.
• Керівник проєкту з боку замовника. Це мій партнер, це мій товариш на весь проєкт. Це людина, яка відповідальна за досягнення цілей, яким ми встановили раніше. Він виконує функцію моніторинга, контролю, комунікації. Насправді дуже багато функцій. Але звертаю увагу, це має бути чітко визначена людина із чітко прописаними ролями.
• Керівники підприємств, яких потрібно долучати. Це люди, які мають право вирішувати питання і приймати ці рішення на рівні підприємства і ставити задачі співробітникам, для того, щоб вони виконувалися в проєктах.
• Власники бізнес-процесів. Це люди, які встановлюють вимоги до системи. 
• Ключові користувачі, які тестують систему під час впровадження, і кінцеві користувачі, ті, що вже по факту використовують її.

В цій організації відсутня одна роль. Насправді її дуже часто ігнорують, і вона десь неформальна. Але це погана ідея. Її треба формалізовувати і визначати відповідальним. Це роль change-менеджера - людини, яка управляє процесом змін. Здається, ніби прийшов підрядник, він сказав вам, ось такий план дій, ми рухаємося, все класно, але є людський фактор, з яким потрібно працювати. Він є абсолютно скрізь. І знову ж таки, це не тільки про проєкт автоматизації, хоча ми сьогодні дивимося через цю призму.

Які ключові функції цього change-менеджера? Ця людина повинна управляти і визначати своїх стейкхолдерів - вашу команду. Вона повинна контролювати їхню залученість. Це аналіз ризиків опору змінам. Потрібно постійно спілкуватися з вашими стейкхолдерами, приймати зворотний зв'язок. Забезпечення ефективної комунікації відповідно до вигід, які може отримати кожен співробітник від проєкту автоматизації.

І насправді це зовсім не очевидно, хоча здавалось, що кожен працівник може отримати якийсь ефект оптимізації своєї діяльності, якогось процесу. Вони про це можуть не знати і не догадуватись, і сприймати це як проблему. Тому знову - комунікація і пояснення і залучення.

Організація навчання. Це можуть бути тестування відповідно до пройденого курсу. І ефективність прийняття змін через нову комунікацію, опитування і аналітику поведінки користувачів.

Стадії сприйняття по теорії Кюблер-Росс, які спостерігаємо майже в кожному проєкті:

• Перший стан – це шок. Приходить керівник і каже «Будемо жити по-новому». Шок. Що буде далі? Невідомо взагалі. Де я в цьому процесі? Що мене чекає?
• Заперечення. Що тут може бути? Ми і так працюємо, все класно, все зрозуміло, роками все прогнозовано, зрозуміла аналітика, інструменти. Навіщо це взагалі все? 
• Гнів, депресія. Ось тут важливо або не довести, або перескочити, аби, якомога легше пережити цей опір. Тут може бути саботаж, його потрібно вам ідентифікувати обов'язково.
• Експериментування. Це процес, коли люди такі, окей, спробуємо цю систему, а раптом вона відпрацює краще, зручніше. Тому тут люди починають трошки звикати.
• Прийняття. Воно настає тільки в тому випадку, якщо правильно підібрали програмне забезпечення, яке відповідає вашим потребам і дійсно дає результат. Тут важливі методологія цього процесу впровадження і власне підрядник.

Згідно з дослідженням компанії Prosci, проєкти з відмінним управлінням змінами мають у 6 разів вищі шанси досягти своїх цілей.

Які реальні страхи перед вашими співробітниками?

Працівники що роками працюють в системі, принаймні ті, які працюють довго, а бухгалтер не змінює роботу щорічно, принаймні, з мого досвіду - вони не довіряють новій системі. Їм зрозуміло де вони зараз, а там – невідомість.

Звісно, будь-які зміни в нашому житті, вони вимагають додаткових зусиль і викликають психологічні дискомфорти. Це факт. Як працювати? Знову повертаємось до комунікації. Потрібно з усіма спілкуватися, пояснювати, що проєкт автоматизації – це не загроза.

Так, це тимчасова додаткова робота, це тимчасове навантаження, але це шанс для зростання бізнесу.

І тут я трішки детальніше зупинюсь на тому, що треба долучати до проєктів амбасадорів змін. Це ті люди, які швидко адаптуються до змін і в процесах, і в системах, і в житті.

Ви маєте їх ідентифікувати. Але насправді це має робити керівник проєкту з вашої сторони. Ті люди, які можуть навчати людей, ті люди, які активно просувають цінність автоматизації на вашому підприємстві, і вони повинні бути формальними або неформальними лідерами, до цих людей повинні дослухатися, їхню думку повинні поважати, вони повинні бути відкриті до нових технологій, і мотивовані покращувати бізнес, покращувати рентабельність бізнесу і стимулювати досягнення цілей.

Найкращі амбасадори - це головний бухгалтер, бухгалтери по напрямках, фінансисти, економісти. Якщо ці люди зацікавлені в проєкті, це величезна доля успіху для вашого підприємства. І навпаки.

Наостанок хочу сказати, що люди повинні бути замотивовані. Яка може бути мотивація, вигода для кожного з них? Підвищення кваліфікації. Нова система це можливість навчатися і бути в тренді. І проєкт це чудова можливість вийти із зони комфорту, вийти із звичних процесів і проявити себе за допомогою інших своїх якостей. Це можливість на підвищення. І це має місце в кожному проєкті.

Звісно, з фінансової сторони це може бути бонуси, преміювання. Я раджу, щоб це було не у фіналі проєкту, а систематично, для того, щоб люди розуміли, що їх цінують. Це додаткова робота, додаткове навантаження, воно відповідно оцінене. Щодо ментальних, мотиваційних заходів, це визнання досягнень. Кожна людина хоче розуміти, що те, чим вона займається, те, у що вона вкладається, воно цінне для компанії. І публічне визнання, воно насправді також має бути.

І наостанок, я хотіла сказати про те, що проєкти, це не тільки про технології, про програмне забезпечення. Це можливість трансформувати вашу компанію, ваші бізнес-процеси, ваше мислення, відношення до вашої компанії на ринку. Бажаю вам успішних проєктів, мотивованих команд, звертайтеся до нас..."